ماکس وبر و بوروکراسی – Max Weber & Bureaucracy
ساعت ٢:٤۳ ‎ب.ظ روز جمعه ٢٧ اردیبهشت ۱۳٩٢  کلمات کلیدی: تئوری های مدیریت

ماکس وبر و بوروکراسی

 

ماکس وبر بوروکراسی را به مفهوم سازمان بزرگی می داند که دارای سلسله مراتب و قوانین و قواعد مخصوص بوده و در آن تقسیم کار صورت گرفته است .

به نظر ماکس وبر اعمال قدرت به سه طریق در سازمان ها مشروعیت پیدا می کند که به این شرح است:

  • اعمال قدرت بر اساس قانون – Authority

در این نوع اعمال قدرت، منطق اعتقاد به قانون وجود دارد و کسانی که بر اساس قانون، در مراتب عالی قدرت قرار گرفته اند حق فرماندهی و اعمال قدرت را در قالب قوانین و مقررات دارند. و فرد بر اساس قدرت رسمی و حقوقی که پیدا کرده است به افراد و سطوح زیر دست خود فرمان می دهد و اجرای دستورات آنها به  خاطر قدرت نفوذ معنوی یا شخصی نیست.

 

  • اعمال قدرت بر مبنای قراردادهای سنتی – Traditional Authority

این نوع اعمال قدرت، بر اساس اعتقاد به تقدس سنت های باستانی و کهنسالی است که بر مبنای آن فرماندهان و روسا در منطقه خود دارای تقدس هستند و زیردستان به خاطر سنت ها به آنها وفادار می باشند و فرامین آنان را اجرا می کنند.

  • اعمال قدرت بر مبنای جاذبیت و نفوذ رهبر

این نوع قدرت بر مبنای اختصاص تقدس استثنایی و خاص به یک فرد با نفود و یا قهرمان قرار دارد که اعمال او به عنوان نمونه و الگو انتخاب می شود. قدرت و نفوذ رهبر، منحصر به فرد است و ماکس وبر از او به عنوان کاریزما یاد می کند که به مفهوم " هدیه الهی " است و از فرهنگ لغات مسیحیت گرفته شده است. در این نوع سازمان، سلسله مراتب و عناوین و مشاغل به صورت رسمی وجود ندارد و افرادی که نظرات رهبر را دنبال می کنند پیروان او محسوب می شوند. قدرت رهبر با در گدشت یا کناره گیری او از بین نمی رود و وراثت در آن جایی ندارد.

 

مشخصات بوروکراسی

ماکس وبر توضیح می دهد که سازمان های جدید بر اساس این مشخصات ششگانه انجام وظیفه می کنند:

1. اصول ثابت و قلمرو قانونی که نظام بر اساس آنها در چارچوب قوانین و مقررات اداری شکل می یابد و می توان آن را در سه قسمت ملاحظه کرد:

الف – کارهای مشخصی که برای تحقق هدف های سازمان انجام می شود و به عنوان وظایف اداری و به شکل پایداری بین افراد تقسیم شده است.

ب – اعمال قدرت نیز تابع سلسله مراتب و قوانینی است که توسط افراد مسئول اجرا می شود.

ج – متدهای لازم بکار گرفته می شود تا برای اجرای مداوم و منظم وظایف، فقط افرادی که دارای صلاحیت های لازم هستند به کار گرفته شود.

2. اصول سلسله مراتب اداری و سطوح درجه بندی شده اعمال قدرت، به مفهوم یک سیستم منسجم فرماندهی است که در آن سطوح پایین اداره توسط سطوح بالا مطابق یک شکل منظم، هدایت و رهبری می شوند. اصول سلسله مراتب اعمال قدرت اداری، در همه ساختمان های بوروکراتیک یا سازمان های بزرگ اعم از سازمان های سیاسی، مذهبی و اقتصادی عمومی یا خصوصی وجود دارد.

3. مدیریت ادارات مدرن بر اساس مدارک نوشته شده ای قرار دارد که نسخه یا نمای اصلی آن نگهداری می شود. بنایراین این تعدادی کارمندان اداری وجود دارند که کار آنها تهیه و نوشتن مدارک است و در سازمان به عنوان یک دفتر مشغول کار هستند.

4. مدیران ادارات، به خصوص مدیران تخصصی اداره ها، در سازمان های جدید به طور عمومی و تخصصی آموزش می بینند. این آموزش کارکنان سازمان ها، در بخش های خصوصی نیز همچون بخش ها دولتی رو به افزایش است .

5. هنگامی که اداره، گسترش کامل پیدا می کند نیازهای اداری، بدون توجه به محدودیت زمان اجباری کار، استفاده از تمام ظرفیت کاری اداره را طلب می نماید.

6. مدیریت اداره، قوانین عمومی راکه کم و بیش پایدار و جامعه می باشند و می توان آنها را آموخت رعایت می کند. همچنین این مجموعه شامل آموزش تکنیک هایی است که باید کارمندان آن را فرا گیرند.

 

اصول و مبانی مدیریت/دکتر جاسبی


 
بوروکراسی – Bureaucracy
ساعت ۳:۳۸ ‎ب.ظ روز پنجشنبه ٢٦ اردیبهشت ۱۳٩٢  کلمات کلیدی: تئوری های مدیریت

 

سازمان های بزرگ برای انجام دادن کارهای مربوط به خود به دستگاه پیچیده اداری نیاز دارند که در آن، اختیارات مدیران از طریق سلسله مراتب اعمال می شود و کارها بر اساس قوانین و مقررات خاصی صورت می پذیرد این سازمان مبین یک نوع بوروکراسی هستند .البته بوروکراسی، امروزه مفاهیم مختلفی را به خود گرفته است که گاهی به خود سازمان ها و گاهی به آثار و خواص آنها گفته می شود.

عبارت بوروکراسی از دو کلمه بورو به معنای دفتر و کراسی به معنی حکومت تشکیل شده است که نخستین بار در قرن هیجدهم در فرانسه مورد استفاده قرار گرفت .به طور کلی بوروکراسی به سه مفهوم می توان برخورد کرد

  1. به مفهوم سازمان بزرگ با تمام آثار منفی یا مثبت آن
  2. به معنی عدم کارآیی که در حقیقت خصوصیت منفی سازمان ها را بیان می کند
  3. به معنی سازمان با حداکثر کارایی که مفهوم مثبت از عبارت بوروکراسی را ارائه می نماید.

در زبان عامه مردم وقتی صحبت از بوروکراسی می شود منظور عدم کارایی دستگاه اداری است که با تشریفات زاید و پیچ و خم های غیر ضروری خود باعث کندی کارها و اختلال در امور جاری مربوط به مردم می شود و در حقیقت، بوروکراسی در مفهوم منفی آن مد نظر قرار می گیرد.

شکل ابتدایی بوروکراسی در کشورهایی نظیر مصر و یونان قدیم به هزاران سال پیش بر می گردد و از جهت طرح موضوع، چیزی جدید و نوظهور نیست. اگر در قدیم فقط حکومت های مرکزی مقتدر و دستگاه هایی مثل امپراتوری روم، ایران یا کلیسای کاتولیک دارای دستگاه بوروکراتیک با سلسله مراتب و تشریفات خاص بود، امروز علاوه بر اینکه همه کشورها دارای چنین حکومتی با دستگاه بوروکراتیک هستند، در شرکت ها و سازمان های خصوصی نیز نیاز به وجود چنین تشکیلات و سازمان هایی اجتناب ناپذیر شده است. در هر حال پیدایش بوروکراسی به مفهوم جدید آن به حاکمیت گسترده و همه جانبه دولت در دو قرن اخیر بر می گردد. به قول هانز روزنبرگ :

   "بخش ضروری و مهمی از ساخت حکومت، صرف نظر از آنکه در جهت خیر بکار افتد یا در راه شر، شامل یک سیستم وسیع و فراگیر، متشکل از مدیریت حرفه ای است و سلسله مراتب ماموران و کارگزاران منصوب آن است که جامعه کاملاً به آن وابستگی پیدا کرده است. در بدترین حکومت های استبدادی توتالیتر و در بهترین دموکراسی های لیبرال، زندگی ما تا حدود زیادی تحت حکومت نوعی بوروکراسی است "

تعریف مختلفی برای بوروکراسی شده است که به آن می پردازیم . پیتر بلاو در تعریف بوروکراسی می گوید:

" تشکیلات و ترتیباتی که از طریق هماهنگ کردن کار افراد برای  ایفای وظایف اداری متعدد، متنوع و پیچیده با نظمی خاص به وجود می آید."

فرهنگ عبارت خارجی چاپ 1813 آلمان بوروکراسی را " اقتدار یا قدرتی می داند که بخش ها و اجزای مختلف دولت بر اساس آن ادعا حاکمیت بر شهروندان را دارند. "

 

 اصول و مبانی مدیریت/جاسبی


 
تعریف سازمان 2 - Defined Organization2
ساعت ۱:۳۸ ‎ب.ظ روز پنجشنبه ٢٦ اردیبهشت ۱۳٩٢  کلمات کلیدی: مباحث سازمان ، کارشناسان سیستم

روبرت پرستوس – Robert presthus   

سازمان ها عبارتند از سیستم های اجتماعی بزرگ و پایداری که فعالیت های اعضای آنها برای رسیدن به هدف های محدود و مشخص هماهنگ شده است.

برچ – E.F.I.Brech

الف – مسولیت هایی که توسط آن، فعالیت های موسسه بین کارکنان تقسیم یا به آنها واگذار می شود .

ب – روابط رسمی را که به خاطر این مسئولیت ها بین کارکنان به وجود آمئه است، تعیین می نماید.

تالکوت پارسونز – Talcott parsons

-          یک سازمان رسمی، سیستمی از فعالیت ها یا نیروهای دو یا چند نفر است که این فعالیت ها یا نیروها با آگاهی هماهنگ شده است.

-          سازمان، واحدی است اجتماعی- یا گروه  بندی متشکلی است از انسان ها – که به عمد ساخته و بازسازی شده است تا دستیابی به هدف های مشخص، ممکن شود.

پیفیفنر و شروود – Pififfner & Sherwood

سازمان عبارت است از یک رشته روابط منظم و عقلائی است که بین افرادی که وظایف پیچیده و متعددی را انجام می دهتد، و کثرت تعداد انان به قدری است که نمی توانند با هم در تماس نزدیک باشند، به منظور تامین هدف های مشترک خاصی برقرار می گردد.

ام . بلاو پیتر – M.Blau Peter

یک سازمان عبارت است از سیستمی است برای تحرک و هماهنگی کوشش های مختلف به منظور دست یافتن به هدف های مشترک.

فیفنر و اون لین – Owen lane & pfiffner

سازمان عبارت است از جریان تطبیق، هماهنگی و تنظیم اموری که شخص یا گروه باید با نیروی فکری و قدرت خلاقه اجرائی لازم، به مرحله عمل و اجرا در آورد.

لیوینگستن – Livingston

سازمان عبارت است از جریان تجزیه و تحلیل و بررسی ترکیب واحدها، مطالعات احتیاجات و هدف ها و کیفیت ارتباط این امور با یکدیگر بر اثر محرک های خارجی.

سایمون – H.Simon

سازمان یعنی مجموعه فعل و انفعالات افراد بشری که دارای مرکز هماهنگ کننده واحدی است.

ادگارشاین –Edgar Schein

سازمان عبارت است از وجود هماهنگی معقول، در فعالیت گروهی از افراد برای نیل به یک هدف یا منظور مشترک از طریق تقسیم کار و وظایف و از مجرای سلسله مراتب اختیار و مسئولیت قانونی.

 

 

از کتاب اصول و مبانی مدیریت / دکتر جاسبی


 
تئوری اقتضائی2 - Contingency Theory
ساعت ٥:٥٢ ‎ب.ظ روز چهارشنبه ٢٥ اردیبهشت ۱۳٩٢  کلمات کلیدی: کارشناسان سیستم

تکنولوژی

تعریف تکنولوژی : تعریف مختلفی دارد که عبارتند از:

-          تکنولوژی معادل روش های انجام کار است

-          تکنولوژی عبارت است از ابزار تبدیل داده به ستاده = فرآیند

تکنولوژی دارای 4 بعد است:

  1. سخت افزار – Hard Ware
  2. نرم افزار -   Soft Ware
  3. مغز افزار -  Brain Ware
  4. سازمان افزار – Organization Ware

 

مطالعات تکنولوژی:

نخستین و مهمترین مطالعات در مورد تکنولوژی توسط خانم وود وارد انجام شد. وود وارد یک جامعه شناس بود. وی در سال 1950 به عنوان یک جامعه شناس مطالعه کرد که چرا بعضی از سازمان ها موفق هستند و برخی دیگر خیر. پس از بررسی متوجه شد که توفیق یا عدم توفیق سازمان ها به ساختار سازمانی آنها ارتباط دارد. وی پی برد که سازمان هایی موفق هستند که ساختارها با تکنولوژی آن سازمان مطابقت دارد.

خانم وود وارد سه نوع تکنولوژی را تشخیص داد :

  1. تکنولوژی تولید انبوه – حجم عظیمی از کالا ( خدمات ) به صورت یکسان و یک شکل با مقیاس بالا تولید می شود. مثل سمند ایران خودرو ( Mass)
  2. تکنولوژی سفارشی – تولید مطابق با سفارشات مثل تولید کفش
  3. تکنولوژی فرآیندی – یعنی اینکه دست کمترین دخالت را در تولید داشته باشد . مانند پالایشگاه

نکته :

-          اگر نوع تکنولوژی تولید سازمان سفارشی باشد ساختار ارگانیک

-          اگر نوع تکنولوژی تولید سازمان تولید انبوه باشد ساختار مکانیستیک

-          اگر نوع تکنولوژی تولید سازمان فرآیندی باشد ساختار ارگانیک

-          اگر تکنولوژی  تولید فرآیندی باشد رعایت قوانین و مقررات نقش کمتری دارد

-          اگر تکنولوژی تولید، تولید انبوه باشد نظام کنترل عمودی بیشتر می شود

 

فرآیندی

انبوه

سفارشی

ویژگی ساختار

زیاد

کم

زیاد

ارتباط شفاهی

کم

زیاد

کم

وجود دستور العمل های معین برای انجام کار

کم

زیاد

کم

ارتباطات کتبی

زیاد

کم

زیاد

مهارت کارکنان

کم

زیاد

کم

حیطه نظارت

کم

زیاد

کم

به کارگیری رویه های رسمی

ارگانیک

مکانیستیک

ارگانیک

ساختار کلی سازمان

 

سایز یا اندازه سازمان

یکی دیگر از متغیرهای سازمان که ساختار را تحت تاثیر قرار می دهد سایز یا اندازه سازمان است. نسبت به اندازه سازمان دو دیدگاه وجود دارد.

  1. دیدگاه سنتی – سایز یا اندازه سازمان به لحاظ سنتی، تعداد نفراتش می باشد یعنی هر قدر تعداد نفرات یک سازمان بیشتر باشد گوئیم سازمان بزرگ تر است و بالعکس .
  2. دیدگاه نوین – در این دیدگاه علاوه بر تعداد اعضاء سازمان معیارهای دیگری نیز برای اندازه سازمان ملاک است. از جمله ؛

ظرفیت مالی سازمان – یعنی هر قدر سازمان منابع مالی بیشتری را به چرخش در آورد گوئیم آن سازمان بزرگ است و بالعکس

میزان تعامل با مشتری – هر قدر یک سازمان با تعداد مشتریان بیشتری تعامل داشته باشد در مقایسه با سازمانی که با تعداد کمتری در تعامل است گوئیم آن سازمان بزرگ تر است

- ظرفیت فنی یا تکنولوژی (فیزیکی) سازمان – هر قدر یک سازمان ظرفیت فیزیکی بالاتری دارد سایز بزرگتری نیز خواهد داشت

 

جزوه قلم چی سال 1382


 
تئوری اقتضائی - Contingency Theory
ساعت ٤:۱٩ ‎ب.ظ روز سه‌شنبه ٢٤ اردیبهشت ۱۳٩٢  کلمات کلیدی: کارشناسان سیستم

تئوری اقتضائی

از دهه 60 وارد حیطه ادبیات مدیریت شد. این تئوری هیچ یک از نظریات مدیریتی را رد نیم کند. عمدترین شعار آن این است که " بستگی دارد به " به همین دلیل به آن تئوری وضعیت یا موقعیت نیز گویند.

بستگی دارد به شرایط زیر

  1. محیط  -  Environment
  2. تکنولوژی – Technology
  3. اندازه سازمان - Organization The size of
  4. چرخه عمر سازمان – Organization The life cycle
  5. اهداف و استراتژی -  Objectives and Strategy

حال هر کدام از موارد فوق را بررسی اجمالی خواهیم کرد.

  1. محیط  -  Environment

تعریف محیط – هر عاملی که خارج از مرز سازمان باشد و روی عملیات سازمان تاثیر بگذارد به آن محیط گوئیم.

مرز سازمان ،  Organization Boundary - مرز سازمان در واقع محدوده ای است که یک سازمان را از محیط خودش جدا می کند. در ادبیات جدید مرز را این گونه تعریف کرده اند؛ مرز سازمان تا جایی تعریف می شود که می تواند رفتاری را ایجاد کند، تثبیت کند و خاتمه دهد. این دیدگاه می گوید مرز سازمان ها بسیار ژله ای و شناور است. عضویت یکی از شاخص های مهم تعیین مرز یک سازمان است.

عوامل محیطی عبارتند از :

  1. قوانین و مقررات
  2. مشتریان
  3. تکنولوژی
  4. رقبا
  5. سهامداران
  6. اتحادیه کارگری
  7. دولت
  8. جامعه
  9. تامین کنندگان منابع مالی
  10. اقتصاد
  11. ذینفعان

عوامل نام برده شده، بر روی سازمان تاثیر یکسانی ندارند بعضی از عوامل محیطی روی یک سازمان ممکن است تاثیر مستقیم داشته باشد و روی سازمان دیگر تاثیری نداشته باشد.

محیط سازمان به دو بخش تقسیم می شود.

  1. محیط بیرونی – شامل عواملی می شود که تاثیر بلافاصله و مستقیم روی عملیات سازمان می گذارد
  2. محیط داخلی – آن بخشی از عناصر محیطی که تاثیر با واسطه می گذارند

توجه : اگر یک سازمان خودش را با محیطتش وفق ندهد بر اثر جذب انتروپی مرگ آن سازمان اتفاق خواهد افتاد . برای اینکه سازمانی خودش را با محیطش وفق دهد دو نوع استراتژی مطرح است :

1  .  ایجاد واحدهای مرزبانی -  boundary department

  • در انتهایی ترین نقطه مرزی می ایستد و تغییرات محیط بیرون را به درون گزارش می دهد، مثلاً در دستگاه های دولتیع روابط عمومی ها واحدهای مرزبانی هستند

2 .  ایجاد واحدهای ضربه خور -   department Buffer

  • سازمان را از خطرات مربوط به توسعه علم، دانش و فن آوری در امان نگه می دارند. واحدهای R&D تحقیق و توسعه در سازمان ضربه گیر است. خطراتی که سازمان را از جهت فن آوری و ... تهدید می کند مطلع می سازد.

انواع محیط :

مطالعات زیادی در مورد محیط انجام شده است یکی از این مطالعات، مطالعه امری و تریست است که محیط را به 4 نوع تقسیم کرده اند .

  1. محیط ساده و تصادفی – محیطی است که اولاً تعداد عواملش محدود است و ثانیاً فرصت ها و تهدید های محیطی کاملاً از هم متمایز و قابل شناسایی باشند. با یک چنین محیطی بهتر می توانیم کنار بیاییم و فرصت ها و تهدید ها به طور تصادفی پراکنده شده اند.
  2. محیط آرام و خوشه ای – این محیط از نظر تعداد عوامل مثل محیط ساده است اما از حیث فرصت ها و تهدیدها به صورت دسته ای است. یعنی هر عامل می تواند هم زمان برای ما تحدید باشد یا فرصت این محیط نسبت به محیط اول پیچیده تر است. این محیط هم مرزبان های و هم ضربه گیرهای زیادی می خواهد.
  3. محیط نا متعادل و واکنشی – محیطی است که اولاً تعداد عوامل یا بازیگران محیطی زیاد می شوند و ثانیاً این بازیگران محیطی نقش هایشان عوض می شوند. در یک چنین محیط هایی وجود استراتژی ضروری است.
  4. متلاطم و جوشان – اولاً تعداد عناصر محیطی در این محیط زیاد است. ثانیاً تغییرپذیری و پویایی بالا است در یک چنین محیطی ابزارهای علمی و کلاسیک نمی تواند به ما کمک کند تصمیم گیری در چنین محیطی از روی شهود یا اشراق می باشد. ( حس شیشم )

ویژگی های محیط متلاطم – جوشان :

  1. ورود و خروج موراد ناشناخته در محیط : یعنی ما این عناصر را نمی توانیم شناسایی کنیم فقط اثرات آنها را می بینیم.
  2. تعامل و همبستگی سازمان با عناصر اقتصادی، اجتماعی، سیاسی و فرهنگی محیط
  3. فقدان اطلاعات : نتیجه این ویژگی عدم اطمینان است. رابطه وجود اطلاعات با ابهام معکوس است.
  4. تاثیر زیاد و بسیار عمیق سازمان از محیط – تغییرات تقاضا در چنین محیطی بالا است .

مطالعات لارنس و لورچ در محیط :

لارنس و لورچ در مطالعه روی دو بعد تاکید می کنند.

  1. بعد تعداد عوامل
  2. بعد تغییر پذیری عوامل

 

4

پیچیده + پویا

 

3

ساده + پویا

 

زیاد

تغییر پذیری عوامل

2

پیچیده + ثابت

1

ساده + ثابت

کم

زیاد

کم

 ............

............

تعداد عوامل

............

...................

 

- اگر تعداد عوامل محیطی کم باشد محیط ساده است.

- هر قدر که تعداد عوامل محیطی سازمان زیاد شود محیط پیچیده است

- اگر تغییرپذیری عوامل کم باشد محیط را ثابت گوئیم

- اگر تغییرپذیری عوامل زیاد باشد محیط را پویا گوئیم

- اگر تعداد عوامل محیطی سازمان کم و تغییرپذیری عوامل هم کم باشد محیط را ساده و ثابت میگوئیم

- اگر تعداد عوامل محیطی سازمان زیاد و تغییرپذیری عوامل هم کم باشد محیط را پیچیده و ثابت گوئیم

- اگر تعداد عوامل محیطی سازمان کم و تغییرپذیری عوامل هم زیاد باشد محیط را ساده و پویا گوئیم

- اگر تعداد عوامل محیطی سازمان زیاد و تغییرپذیری عوامل هم زیاد باشد محیط را پیچیده و پویا گوئیم

محیط سازمان ها را از ثابت تا پویا تقسیم می کنند.

ویژگی های محیط ثابت:

  1. تقاضا برای محصول یا خدمات از قبل قابل پیش بینی است
  2. تعداد رقبا، محدود و تغییر نمی کنند. به عبارت دیگر رقبا از قبل شناسایی شده اند
  3. نوآوری و ارائه محصولات جدید تدریجی و از قبل قابل پیش بینی است
  4. قوانین و مقررات و سیاست های دولت تغییرات کمی دارند
  5. تامین کنندگان منابع سیستم – ورودی های سیستم -  تا حدودی معین و کمتر قابل تغییر هستند

ویژگی های محیط پویا:

  1. تقاضا برای خدمات و محصول متغیر و غیرقابل پیش بینی است
  2. نوآوری و خلاقیت و ارائه محصولات جدید به صورت لحظه ای اتفاق می افتد
  3. قوانین و مقررات و سیاست های دولت تغییرات نسبتاً گسترده دارد
  4. ورود و خروج رقبا سریع و غیرقابل پیش بینی است

ارتباط شرایط محیطی سازمان با طراحی سازمان چگونه است.

برای بررسی این موضوع دو نوع الگو داریم :

  1. مکانیستیک
  2. ارگانیک

ساختار مکانیستیک - اصطلاحاً به آن ساختار ماشینی گویند.

  1. حرکاتش ازقبل مشخص و معین است
  2. انعطاف پذیری در آن کم است
  3. رویه های انجام کار در آن مشخص و معین است

ویژگی های ساختار مکانیستیک:

  1. نظام ارتباطات عمودی و از بالا به پایین است
  2. نظام گزارش دهی از پایین به بالا است
  3. اختیار و فرماندهی کاملاً مشخص و معین است
  4. وظایف هر واحد کاملاً از قبل تعریف شده است
  5. نظام ثبت و ضبط و مستندسازی وجود دارد
  6. رسمیت گرایی در سازمان حاکم است
  7. تمایز بین صف و ستاد کاملاً مشهود است
  8. تفیض اختیار کم و قدرت در راس سازمان متمرکز است
  9. تقسیم کار دقیق وجود دارد
  10. نوع کنترل بیشتر از طریق بوروکراتیک است

ساختار ارگانیک:

  1. نظام ارتباطات افقی است . یعنی نظام گزارش دهی و گزارش گیری بین واحدهای هم عرض انجام می شود
  2. رعایت سلسه مراتب به صورت شدید وجود ندارد
  3. شرح وظایف به صورت کلی و منعطف است
  4. نوع کنترل بیشتر از طریق ارزش های مشترک و کنترل بازار است
  5. حیطه نظارت وسیع است
  6. تصمیمات سازمانی عموماً توسط واحدهایی که از نزدیک با موضوع مورد نظر برخورد دارند اخذ می شود
  7. نظام هدف گذاری و تدوین استراتژیک منعطف است

نکات :

-  هر قدر محیط های سازمانی ما به سمت محیط 4 میل کند ساختار ارگانیک کاربرد دارد

-  هر قدر محیط یک سازمان به سمت محیط نوع 1 میل کند ساختار مکانیستیک کاربرد دارد

جزوه قلم چی سال 1382

 ادامه دارد....


 
سیستم ها - systems
ساعت ۱٢:۱۱ ‎ب.ظ روز دوشنبه ٢۳ اردیبهشت ۱۳٩٢  کلمات کلیدی: کارشناسان سیستم

تفکر سیستمی ها

بعد از جنگ جهانی دوم در ادبیات مدیریت وارد شد و رویکردش این بود که چطور از علم در مدیریت استفاده شود. طراحان این ایده انگلیسی ها بودند که در جنگ به شدت از این ایده استفاده می کردند.

تعریف سیستم:

عبارت است از مجموعه ای از اجزاء به هم پیوسته که با یکدیگر در تعامل هستند برای رسیدن به هدف مورد نظر.

در سیستم صحبت از یک کل می کنیم که این کل دارای اجزائی است بدین معنی که اگر هر عضو کارش را خوب انجام ندهد کل هم از آن تاثیر می گیرد . تا قبل از دیدگاه سیستمی روابط متغیرها را رابطه علی و معلولی می خواند از زمانی که دیدگاه سیستمی آمد روابط متغیرها به تعامل تبدیل شد. یعنی همچنان که  Aروی B  اثر می گذارد B هم روی A اثر می گذارد.

به طور کلی هر سیستمی دارای چهار مولفه اساسی است :

  1. ورودی – داده – input
  2. فرآیند روش های انجام کار  process
  3. خروجی  - ستاده -  output
  4. حلقه بازخورد که تشکیل  loop را می دهد.

 

 نکته: در سیستم سلسله مراتبی، خروجی یک سیستم ما قبل ورودی سیستم بعدی خواهد بود.

مفاهیم مطروحه در تئوری سیستم ها:

سیستم باز و بسته:

سیستم باز، سیستمی را گویند که با محیط پیرامونش ارتباط و تعامل داشته باشد، به عبارتی دیگر سیستمی است که نسبت به عناصر محیطی خود دارای شعور و آگاهی است.

سیستم بسته، سیستمی است که با محیط خود ارتباط ندارد به عبارتی دیگر نسبت به عوامل محیطی خود آگاهی و اطلاع ندارد.

نکته: باز و بسته بودن یک سیستم نسبی است یعنی سیستم ها را نه می توان مطلقاً بسته دانست و نه مطلقاً باز، یعنی سیستم ها روی یک طیف هستند

سیستم های اصلی و فرعی – هر سیستمی متشکل از یک یا تعدادی سیستم های فرعی است، سیستم اصلی روی سیستم های فرعی تاثیر می گذارد و دیگر اینکه سیستم اصلی هم از عملیات سیستم فرعی تحت تاثیر قرار می گیرد.

تذکر: اینکه ما یک سیستمی را اصلی بدانیم یا فرعی بستگی به سطح تجزیه و تحلیل ما دارد .

 

آنتروپی:

آنتروپی یعنی وجود یک بی نظمی، یا نیروهایی که سیستم را به سمت کهولت، پیری و مرگ می برند، اگر این عوامل که سیستم را به سمت مرگ می برند زیاد شوند گوئیم سیستم تولید انتروپی می کند.

آنتروپی منفی:

سیستم عواملی را که باعث می شوند به سمت مرگ برود را اگر کنترل کند آنتروپی منفی گوئیم. هر سیستم دارای آنتروپی است. تعریف دیگر آنتروپی این است که هر گاه سیستمی ورودیش در مقابل خروجی اش سهم بالایی داشته باشد تولید آنتروپی می کند.

 

همپایانی:

سیستم ها از روش های مختلفی می توانند به یک فرجام و پایان مشترک برسند .

 

سینرژی – هم افزایی / تضایف

یعنی اینکه اگر ما روابط بین عناصر یک سیستم را به خوبی سازماندهی کنیم وضعیتی در عملکرد سیستم به وجود می آید که خروجی سیستم از جمع جبری تک تک اعضاء بیشتر می شود .

مثلاً در یک تیم اگر تک تک اعضاء خوب باشند اما در صورتی که مربی نتواند این بازیکنان خوب را با هم هماهنگ کند تیم ضعیفی از کار در خواهند آمد.

 

کل گرایی Holism

اگر ما بخواهیم یک سیستم را تحلیل کنیم هیچگاه از کلیت یک سیستم نباید غافل شویم، گاهی اوقات بعضی از افراد آنقدر به یک جزء از کار خود توجه می کنند که کل کار خود را فراموش می کنند.

 

علم ارتباطات و کنترل – سایبرنتیک cybernetic

در تئوری سیستم ها روابط عناصر یک سیستم باید به گونه ای باشد که با نقل و انتقال اطلاعات مدیر یک سیستم را مطلع کند که آیا عملیات درست انجام می شود یا خیر.

بازخورد feedback

یکی از عناصری است که سیستم را نسبت به نحوه عملیات خودش مطلع می کند. بازخوردها دو نوعند ؛

بازخورد مثبت position feedback

باخوردی است که موجب رشد سیستم می شود.

بازخورد منفی negative feedback

بازخوردی است که انحراف از هدف را نشان می دهد گاهی اوقات به این بازخورد، بازخورد هوشیار دهنده هم گویند

توجه: بازخورد مثبت در اولویت است یا منفی؟

بازخورد منفی، زیرا اگر بازخورد مثبت نداشته باشیم حداکثر این است که رشد سیستم را گرفته ایم اما اگر بازخورد منفی نداشته باشیم انحراف و نابودی سیستم را متوجه نمی شویم .

 

روابط عناصر و اجزاء سیستم ها با یکدیگر:

دو نوع رابطه مهم مطرح است.

  1. رابطه انگلی : یعنی اینکه جزئی از عناصر یک سیستم از عناصر دیگر تغذیه کند.
  2. رابطه هم زیستی : یعنی اجزاء یک سیستم به همدیگر وابستگی متقابل دارند  رابطه همزیستی در یک سیستم بقاء سیستم را تضمین می کند.

 

پیامدهای تفکر سیستمی:

  1. وابستگی متقابل – یعنی عناصر یک سیستم به همدیگر وابستگی متقابل دارند.
  2. ایستائی و پویایی – اگر عناصر یک سیستم تغییر نکند گوئیم سیستم ایستا است و بالعکس پویاست
  3. انتزاعی و واقعی – به سیستم های انتزاعی، تخیلی، کیفی و آرمانگر و یا سیستم هایی که در سطح سازه هستند هم گوئیم. مثل سازمان های مجازی که جزء سیستم های انتزاعی هستند .

 

انتقادات وارده به تئوری سیستم ها:

  1. عدم وجود ابزار تحلیلی مناسب : یعنی حرف هائی که درباره تئوری سیستم ها می زنیم بیشتر انتزاعی است تا واقعی. به عبارت دیگر بسیار نظری، کیفی و دور از دسترس است.
  2. ساده انگاری روابط بین عناصر : ما به دلیل محدود بودن قوای فکری خود در تئوری سیستم ها سعی می کنیم همیشه ساده ترین روابط را پیدا – تعدیل کردن - و به آن اکتفا کنیم به دنبال روابط پیچیده تر نباشیم
  3. استفاده از ابزار علمی (or) عملاً در مدیریت کارآمد نیست  چون تمامی عوامل یک سیستم عملاً قابل فرموله کردن نیست.

طبقه بندی سیستم ها :سیستم ها از دو نگاه طبقه بندی می شوند.

الف . از نگاه رفتاری

  • سیستم های حافظ وضع موجود
  • سیستم های هدف جو
  • سیستم های چند هدفی
  • سیستم های چند هدفی خود تصحیح

سیستم های حافظ وضع موجود – سیستم هایی هستند که به دنبال حفظ وضعیت فعلی خود هستند.

سیستم های هدف جو ( تک هدفی ) – سیستم هایی هستند که علاوه بر اینکه وضع موجود را حفظ می کنند قادر هستند که هدف های فراتری را نیز در یک زمینه بگذارند

سیستم های چند هدفی – سیستم هایی هستند که علاوه بر حفظ وضع موجود در چندین زیمنه هدف گذاری جدید می کنند.

سیستم های چند هدفی خود تصحیح – سیستم هایی که کاملاً روی هدف خود مسلط هستند با این تفاوت که قادرند در بین راه اصلاحات لازم و تعدیل های لازم را به طور خودکار انجام دهند.

هرقدر از سیستم های حافظ وضع موجود به سمت سیستم های چند هدفی خود تصحیح می رویم سیستم ها پیچیده تر می شود و سطح انتزاع آنها بالاتر می رود.

ب . از نگاه درجه پیچیدگی : معروفترین طبقه بندی در ارتباط با شناخت سیستم ها از سوی فردی به نام بولدینگ انجام شده است. طبقه بندی سیستم های بولدینگ به شرح زیر است .

  • سیستم های ایستا / ساخت یافته / ساختاری ایستاFramework سیستم هایی هستند که عناصر آن سیستم دارای حرکت و پویایی نیستند. نمودار سازمانی که به دیوار نصب است یک سیستم ایستا است. یعنی تا  زمانی که یک عامل انسانی آن را تغییر ندهد همچنان باقی خواهد ماند.
  • سیستم های متحرک ساده/ ساعت گونهClockworks یعنی عناصر این سیستم حرکت می کنند اما حرکت این عناصر از قبل تعیین شده و پیش بینی شده است. مثل حرکت عقربه ساعت.
  • سیستم سایبرنتیک/ باخورد  -Cybernetic مثل ترموستات ماشین از عوامل محیطی تاثیر می پذیرد. اما حرکت عقربه ساعت از محیط تاثیر نمی پذیرد در این سیستم ها نوعی شعور و آگاهی برنامه ریزی شده بین عناصر وجود دارد و عوامل محیطی بر روی عناصر این سیستم تاثیر نمی گذارد.
  • سیستم های باز خودکفا/سلولی – Open System در این نوع سیستم ها، سیستم ها می توانند مثل خودشان را تولید کنند. رفتار پیچیده تری دارند.
  • سیستم های گیاهیBlueprinted – Growth Systems این سیستم ها به نسبت سیستم های سلولی پیچیده تر هستند زیرا عناصر عوامل بیرونی روی آنها تاثیر زیادی دارند. هوشمندی این سیستم ها به نسبت سایر سیستم ها بالاتر است پس پیش بینی این سیستم ها مشکل تر است.
  • سیستم حیوانیAnimal sysytem به نسبت سیستم گیاهی، این سیستم ها پیچیده تر هستند چون قدرت جابجایی و تحرک دارند.
  • سیستم انسانیHuman Systems این سیستم ها از سیستم های گیاهی و حیوانی پیچیده تر هستند زیرا علایق، عقاید، آرزوها، نگرش ها در رفتارها اثر می گذارد.
  • سیستمهای اجتماعیSocial اگر ما چندین انسان را کنار هم بگذاریم یک هویتی پیدا می کنند که با هویت تک تک انسان ها یکسان نیست چون تابعی از فرم هاع هنجارها، بایدها و نبایدهای گروه قرار می گیرد. سازمان ها در طبقه سیستم های اجتماعی قرار دارند.
  • سیستم های ماوراء طبیعهTranscendental سیستم های پیچیده ای هستند که دیگر عقل انسان به انها قد نمی دهد . قطعیت پذیری در این سیستم ها وجود ندارد.

 


 
کنترل - Control
ساعت ۱٠:٠۱ ‎ق.ظ روز یکشنبه ٢٢ اردیبهشت ۱۳٩٢  کلمات کلیدی: کارشناسان سیستم

کنترل:

یکی از وظایف مدیران کنترل است که اساساً بقاء و حیات یک سازمان را تضمین می کند . در صورتی که در یک سیستم کنترل نباشد آن سیستم رو به نابودی می رود.

کنترل چندین تعریف دارد:

-          فرایند مقایسه هست ها با بایدها را کنترل گویند

-          مقایسه وضع موجود با وضع مطلوب

-          مقایسه عملکرد با برنامه

 کنترل تلاشی منظمی است در جهت رسیدن به اهداف استاندارد،‌طراحی سیستم بازخورد اطلاعات، مقایسه اجزاء واقعی با استانداردهای از پیش تعیین شده و سرانجام تعیین انحرافات احتمالی و سنجش ارزش آنها بر روند اجرایی که در برگیرنده حداکثر کارآیی است .

فرآیند – مجموعه اقداماتی که با ترتیب و توالی خاصی باید انجام شوند را فرآیند گوییم کنترل هم یک نوع فرآیند است.

 

فرآیند کنترل :

  1. تعیین اهداف و استراتژیک
  2. تعیین شاخص کنترل
  3. تعیین استاندارد برای هر شاخص
  4. اندازه گیری عملکرد
  5. مقایسه عملکرد با استاندارد
  6. تشخیص انحرافات اجتماعی و بکارگیری عملیات اصلاحی
  7. بازخورد به شماره یک

 

تعیین شاخص های کنترل

شاخص : نشانگرهایی که بر مبنای آنها بتوانیم سیستم را کنترل کنیم . مثل آمپر بنزین

برای کنترل هر سیستم گام اول شناخت شاخص است. برای هر سیستم یک سری شاخص های کلیدی باید برنامه ریزی شود. در یک بنگاه شاخص کلیدی سود است .

 

تعیین استاندارد برای هر شاخص

استاندارد : آنچه می خواهیم به آن برسیم. وقتی استاندارد می آید بحث دیگری به نام هدف گذاری (Target  ) مطرح می شود.

اگر احتمال تحقق اهداف کم باشد میزان انگیزه برای تلاش کم خواهد بود، و در صورتی که احتمال تحقق هدف متوسط باشد بیشترین میزان انگیزه را داریم.استاندارد نباید صعب الوصول و همچنین نباید سهل الوصول باشد

اگر عملکرد با استاندارد منطبق نباشد عملیات اصلاحی می خواهد اگر عملکرد از استانداردها جلوتر باشد استانداردها را اصلاح می کنیم.

 

انواع کنترل:

  1. گذشته نگر- بازخورد پس از عمل، مثل کنترل کیفیت محصول تولید شده . out put
  2. حال نگر – فرآیندی ، کنترل در جریان کار نیز نام دارد .  process
  3. آینده نگر ( پیش نگر ) – قبل از اینکه عملیات را شروع کنیم کنترل انجام می شود . مثل شکار پرنده که قبل از شلیک کنترل دقیق انجام می شود.   in put

T.Q.C  یا T.Q.M کنترل کیفیت فراگیر، یعنی کنترل هر سه مرحله

تقسیم بندی جدید کنترل عبارتند از :

  1. کنترل بوروکراتیک – bureaucratic : کنترل از طریق قوانین و مقررات، بخشنامه ها، دستورالعمل ها و استاندارد های انجام کارصورت می گیرد. ساختارگرایان روی این ساختار تاکید داشتند .
  2. کنترل بازار – از راه عرضه و تقاضا قیمت گذاری و کنترل می شود
  3. کنترل از طریق ارزش های مشترک – چنین کنترلی را کنترل حرفه ای نیز می گویند. مثلاً هنگامی که ارزش های حرفه ای فرآیند عملیات را کنترل کنیم، کنترل از طریق ارزش های مشترک است. نوع ارزش ها متفاوت است . مثل پزشکان در اتاق عمل.

 

ویژگی های یک نظام کنترل موثر:

  1. دقیق باشد
  2. به موقع باشد
  3. هدفمند باشد
  4. معقول و قابل درک یا عملیاتی باشد
  5. اقتصادی باشد
  6. قادر به شناسایی انحراف باشد
  7. نقاط مهم و استراتژیک یک سازمان را کنترل کند . مثل قلب در بدن و نسبت سودآوری در شرکت
  8. خودکنترلی در سازمان

 

تدابیر کنترل و نظارت

  1. کنترل از طریق نظام برنامه ریزی ( بودجه بندی) – این نظام از نوع کنترل آینده نگر یا بوروکراتیک است.
  2. کنترل از طریق گزارشات آماری
  3. کنترل از طریق حسابرسی مدیریت – سنجش میزان اثر بخشی تصمیمات مدیریت
  4. کنترل از طریق فرآیند عملیات
  5. کنترل از طریق حسابرسی داخلی یا ارزشیابی داخلی

 

جزوه قلمچی سال 1382