تجزیه و تحلیل شغل - Job analysis
ساعت ۳:۳۱ ‎ب.ظ روز یکشنبه ۱٥ اردیبهشت ۱۳٩٢  کلمات کلیدی: مدیریت منابع انسانی ، کارشناسان سیستم

تجزیه و تحلیل شغل

تجزیه و تحلیل شغل فرایندی است که از طریق آن ماهیت و ویژگی های هر یک از مشاغل در سازمان بررسی می گردد و اطلاعات کافی درباره آنها جمع آوری و گزارش می شود . با تجزیه و تحلیل شغل معلوم می شود هر شغل چه وظایفی را شامل می شود و برای احراز و انجام شایسته آن چه مهارت ها و توانایی هایی لازم است. بنا به تعریف دیگری تجزیه وتحلیل شغل، شرح خلاصه وظایف و مسئولیت های شغل، رابطه آن شغل با مشاغل دیگر، دانش و مهارتهای لازم برای انجام دادن آن و شرایط کار است.

مراحل تجزیه و تحلیل شغل

  1. بررسی کلی سازمان به منظور تعیین مطابقت مشاغل با بافت و اهداف آن
  2. تعیین اینکه از اطلاعات به دست آمده از تجزیه و تحلیل چگونه استفاده خواهد شد.
  3. انتخاب نمونه هایی از مشاغل برای مطالعه و تجزیه و تحلیل
  4. به دست آوردن اطلاعات لازم با استفاده از روش های مختلف تجزیه و تحلیل مشاغل
  5. تنظیم شرح شغل
  6. تنظیم شرایط احراز شغل
  7. طراحی شغل با استفاده از اطلاعاتی که در مراحل ششگانه قبل به دست آمده است
  8. ارزیابی طراحی شغل و انجام دادن اصلاحات لازم در صورت نیاز

تنظیم شرح شغل و شرایط احراز شغل

در شرح شغل، وظایف، مسئولیت ها و شرایط کلی کار به طور خلاصه درج می شود.

شرایط احراز شغل نیز شرح حداقل شرایطی است که متصدی شغل باید دارا باشد تا بتواند با موفقیت از عهده کار برآید. به عبارت دیگر، دانش، مهارت ها و توانایی هایی که برای انجام موفق و موثر شغل ضروری است ، در فرم شرایط احراز منعکس می گردد و انتظار می رود کسی که دارای آن شرایط باشد، شغل را بهتر از کسی که فاقد آن است انجام دهد. تنظیم شرایط شغل، نقش مهمی در فرایند انتخاب افراد ایفا می کند انتخاب صحیح یعنی شاغل با توجه به مشخصاتی که در شرایط احراز شغل درج گردیده و شغل آن طور که در شرح شغل توصیف شده است. با هم تناسب داشته باشند.

تنظیم شرح شغل

در شرح شغل توضیح داده می شود که متصدی شغل چه وظایفی را چگونه و در چه شرایطی انجام می دهد

اطلاعات شرح شغل شامل

  1. عنوان شغل
  2. خلاصه شغل
  3. ارتباطات اداری
  4. شرح وظایف و مسئولیت ها
  5. اختیارات
  6. معیار عملکرد
  7. محیط و شرایط کار

کاربرد تجزیه و تحلیل شغل

  1. کارمندیابی
  2. انتخاب و انتصاب – فرایند انتخاب در اصل جور کردن شغل با شاغل است .
  3. آموزش – اطلاعات به دست آمده از تجزیه و تحلیل معمولاً خطرهای موجود در کار، روش های غلط انجام دادن کار یا فقدان ایمنی در محیط کار را آشکار می سازد.
  4. ارزیابی عملکرد – سنجش چگونگی عملکرد فرد در انجام وظایفی است که به او محول شده است.
  5. حقوق و دستمزد – تجزیه و تحلیل باعث عاذلانه بودن دستمزد، درجه سختی شغل، وظایف و مسئولیت های موجود در آن و ...
  6. طراحی شغل – از اطلاعات حاصل از تجزیه و تحلیل شغل در طراحی شغل یا تغییر ساختار شغل و عناصر وظایف تشکیل دهنده آن استفاده می شود.

علاوه بر موارد مذکور، از تجزیه و تحلیل شغل در برنامه ریزی نیروی انسانی، تحقیق و پژوهش و تنظیم قوانین و مقررات استخدامی استفاده می شود.

 

مشکلات تجزیه و تحلیل شغل

  1. واکنش کارکنان
  2. کاستی های فرایند تجزیه و تحلیل شغل

 

 

 

طراحی شغل

تجزیه و تحلیل شغل، نهایتاً به طراحی شغل منجر می گردد.

روش های چهارگانه طراحی شغل

  1. روش مدیریت علمی
  2. روش انگیزشی
  3. روش سیستمی
  4. روش مبتنی بر ویژگی های عامل انسانی

 

 

1. روش مدیرت علمی:

رایجترین شیوه برای طراحی مشاغل است، تیلور معتقد بود تقسیم کار باید مبنای طراحی مشاغل قرار گیرد. زیرا تنها از این راه است که کارکنان، بیشترین بازدهی را خواهند داشت. به نظر تیلور، بهترین طرح برای هر شغل آن است که حرکات اضافی برای انجام دادن آن را حذف کرده باشد. به این منظور، تیلور پیشنهاد می کند از روش های حرکت سنجی و زمان سنجی استفاده شود. همانطور که گفته شد تیلور مشاغل تکراری و ساده ای را در نظر داشت که برای انجام، تخصصی با مهارت خاصی لازم نبود.

نکات مورد توجه تیلور در طراحی شغل.

  • شغل باید به وظایف و مسئولیت های محدود شود که می توان به بهترین وجه از عهده آنها بر آمد.
  • شاغل باید فنون و مهارت های خاص هر شغل را آموخته باشد
  • ابزار و وسایل کار باید در دسترس کارکنان قرار داده شود، طوری که از تعداد حرکات غیر ضروری کاسته شود.

 

2. روش انگیزشی:
    • نظریه دو عاملی هرزبرگ :

    در این نظریه هرزبرگ از دو عامل بهداشتی و انگیزشی صحبت می کند و معتقد است در حالی که فقدان عوامل بهداشتی باعث شکایت و نارضایتی می شود. وجود آنها تاثیری در رضایت یا ایجاد انگیزه ندارد.

    اما

    وجود عوامل انگیزشی – که به ماهیت کار بر می گردد- باعث رضایت شغلی و ایجاد انگیزه می گردد . بر اساس این نظریه روش هایی برای طراحی شغل، تحت عنوان کلی غنی سازی شغل به اجرا در می آید.

    در این روش ها معمولاً بدون اینکه تغییری در محتوای شغل داده شود، کارکنان، مسئول برنامه ریزی برای کار خویش و نظارت بر فرایند کار می شود و در نتیجه مسئولیت آنها در قبال کار مشخص تر می گردد.

3. نظریه فعال سازی:

با ایجاد تنوع در کار و کاهش خستگی، کارکنان را فعال کرد. بنابراین نظریه، تمرکز دقت انسان در مقابل محرک های تکراری و یکنواخت، کاهش و در مقابل محرک های متنوع و غیر یکنواخت افزایش می یابد. بنابراین وظایف ساده و تکراری که معمولاً حاصل تجزیه کار به کوچکترین جزء هستند، موجب کسالت و بی علاقگی فرد می گردند، فرد برای رهایی از این حالت، به راه های مختلفی از جمله فرار از کار و بحث و مشاجره درباره هر موضوع بی اهمیتی متوسل می شود. پس تنوع در کار برای کاهش خستگی، باید مبنای طراحی مشاغل باشد. گردش شغلی یکی از روش هایی است که به این منظور بکار گرفته می شود.

4. نظریه ویژگی های شغل

این نظریه معتقد است کارکنان هنگامی برای انجام دادن کار انگیزه خواهند داشت که احساس کنند شغلشان با ارزش است و از چگونگی عملکرد بازخورد می گیرند .

در نظریه ویژگی های شغل ابعاد کار به شرح زیر در طراحی شغل مورد توجه قرار می گیرد.

  • انجام کار باید به مجموعه ای از مهارت ها و توانائی های گوناگون و متنوع نیاز داشته باشد .
  • هویت کار باید معلوم باشد، یعنی به جای جزئی از کار کارکنان باید یک کار را به طور کامل انجام دهند.
  • کار هم از نظر کسی که مسئول انجام دادن آن است و هم از نظر دیگران چه در داخل و چه در خارج از آن، مهم به شمار آید.
  • شغل باید طوری طراحی شود که شاغل بتواند از عملکرد خود، بازخورد بگیرد.

 

5. روش سیستمی:

منظور از روش سیستمی این است که به جای طراحی تک تک مشاغل، سیستم کار به نحوی طراحی شود که ابعاد اجتماعی و فنی کار، مکمل یکدیگر باشند. در روش سیستمی، کار از نظر کارکنان، سرپرستان، مدیران و مسئولان سازمان و هر کس دیگری که به نحوی در نتایج حاصل از کار ذی نفع باشد بررسی می شود.

در روش سیستمی، مانند روش مدیریت علمی، هدف این است که کارایی عملیات افزایش یابد، ولی بر خلاف روش مدیریت علمی به جای توجه به افزایش کارآیی در تمام وظایف شغلی، به وظایفی توجه می شود که نقش مهمی در روال کار دارند. همچنین به کارکنان اجازه داده می شود درباره نحوه انجام دادن این وظایف، تصمیم گرفته، هر گونه اشتباهی را خود، در مبداء اصلاح کنند. طراحی سیستم کار به این شکل، تصمیم گیری برای رفع مشکل را در پائین ترین سطح ، یعنی منشاء ایجاد آن امکان پذیر می کند.

 

6.  روش مبتنی بر ویژگی های عامل انسانی

در این روش ابزار، وسایل، تجهیرات و شرایط کار طوری طراحی می شود که حداکثر کارآیی به دست آید و به بهداشت و ایمنی کار و همچنین رضایت کارکنان بیفزاید. به عبارت دیگر هدف این است که کار مطابق با ویژگی های عامل انسانی طراحی شود.

طراحی شغل بر این اساس به دو روش مجزا از یکدیگر تقسیم شده است. در روش اول – شغل بر اساس ویژگی های زیستی و جسمی انسان طراحی می شود. در این روش که ارگونومی به معنی سازگاری کار با وضعیت فیزیکی افراد، خوانده شده است، سعی وی شود با طراحی صحیح کار از بروز عوارض فیزیولوژیکی منفی که معمولاً در نتیجه انجام غلط کار در کارکنان به وجود می آید. جلوگیری گردد.

در روش دوم – که به روش ادراکی – حرکتی خوانده شده است، پیامد های روانی تماس انسان با ماشین آلات، ابزار و وسایل و سایر عوامل در محیط کار و چگونگی تاثیرشان بر عملکرد کارکنان، مورد توجه قرار می گیرد. در این روش معمولاً دقت می شود که محیط کار از روشنایی مناسب برخوردار باشد؛ کارکنان مجبور نباشند به دنبال ابزار و وسایل مورد نیازشان بگردند. یا برای انجام دادن کار حجم زیادی از اطلاعات را به خاطر بسپارند و سعی می شود که کار طوری طراحی گردد که کارکنان بتوانند بدون فشار و خستگی بیش از حد، وظایف خود را انجام دهند.