برنامه ریزی - Planning
ساعت ۸:٤٥ ‎ق.ظ روز چهارشنبه ۱۸ اردیبهشت ۱۳٩٢  کلمات کلیدی: کارشناسان سیستم

برنامه ریزی – planning

-   فلسفه وجودی برنامه ریزی محدودیت منابع است

-   هرگاه ما با محدودیت رو به رو می شویم اقدام به برنامه ریزی می کنیم هیچگاه منابع فراوان نیست.

-  برنامه ریز فعالیتی مستمر برای مدیران است.

تعاریف برنامه ریزی:

  1. مجموعه اقداماتی که ما را از وضع موجود به وضع مطلوب برساند.
  2. هماهنگ نمودن تلاش های فردی و گروهی برای رسیدن به اهداف مورد نظر
  3. ترسیم وضع مطلوب و اتخاذ تدابیری برای رسیدن از وضع موجود به وضع مطلوب

مفروضات برنامه ریزی:

  1. برنامه ریزی تلاشی است ذهنی تا عملیاتی – قبل از اینکه دست حرکت کند مغز حرکت کرده است
  2. هدفمند است – هیچ برنامه ای فاقد هدف معنا پیدا نمیکند

چرا اهداف مهم اند .

- اهدف مسیر و جهت حرکت را مشخص می کند

- هدف ها، تلاش ها را متمرکز می کنند

- هدف ها، مسیر جریان برنامه ها و تصمیم ها را مشخص میکنند

- هدف ها، کمک می کنند که ما ارزیابی کنیم که آیا به هدف رسیده ایم یا خیر

تئوری مسیر – هدف --- Path - goal theory

یکی از تئوری‌های رهبری است که وظیفه رهبر را مشخص ساختن مسیر دستیابی به هدف‌های سازمانی برای کارکنان و فراهم آوردن وسیله‌های رضایت و توفیق آنان می‌داند.

  1. آینده نگری -  ما تا برنامه ریزی می گوئیم آینده به ذهنمان می آید، هیچ برنامه ای برای گذشته تعیین نمی شود.
  2. محدودیت منابع
  3. شناخت محیط سازمان – هر قدر در یک محیط سازمان، عدم اطمینان بیشتر می شود نقش برنامه ریزی پررنگ تر می شود.
  4. طی کردن یا گذراندن سیکل – مطالعه ، طراحی ، اجرا و ارزیابی سیکل یک برنامه ریز می باشند.

هنگامی نظام برنامه ریزی کامل خواهد شد که مطالعه – طراحی – اجراء و ارزیابی و کنترل کامل طی شده باشد.

نکته :  اگر بخواهیم برنامه ریزی کنیم باید به 5what ( پنج تا چه ) پاسخ دهیم

  1. چه کار      2. چگونه     3. چه زمانی    4. چه کسانی    5. چه هزینه ای

 

سلسله مراتب برنامه ها – هرم برنامه ها :

  1. در سلسله مراتب برنامه ها هر قدر از بالا به پائین می آییم گسترده تر می شود.
  2. هر قدر از بالای هرم به پائین هرم می آییم مفاهیم از کیفی به کمی تبدیل می شوند (مسائل ملموس تر یا قابل لمس تر می شوند )
  3. هر لایه از لایه بالاتر از خودش تراوش می شود
  4. مکانیزم ارزیابی از پائین به بالاست ( یعنی درسته که ار اولی تراوش می کند ولی باید از دومی به اولی برویم )

 

 

 

 

  1. رسالت یا ماموریت – دورترین و آرمانی ترین نقطه ای است که یک سازمان می خواهد به آن برسد
  2. اهداف – ترجمان عینی رسالت و ماموریت به گونه ای که رسالت سازمانی تا حدودی ملموس شوند
  3. راهبردها یا استراتژی ها – مجموعه اقدانات عمده و اساسی برای رسیدن به اهداف مورد نظر است
  4. خط مشی – مجموعه هایی که راهنمای عمل هستند و محدوده عملیاتی را مشخص می کنند
  5. تاکتیک – حرکات کوتاه مدت و مقطعی در دل استراتژی
  6. برنامه ریزی عملیاتی – یعنی پاسخ به ان پنچ چه می باشد. به همین دلیل تا این مرحله از هرم را سطح نظری یا سازه یا ذهنی می نامند.
  7. قوانین و مقررات – بایدها و نبایدهایی که در برنامه ریزی می گذاریم
  8. رویه ها – به مجموعه روش ها و رویه ها می گویند. به عبارت دیگر رویه ها، جریان فرایند و چگونگی فعالیت ها را بیان می کنند.
  9. روش ها – مجموعه اقداماتی که با ترتیب و توالی خاصی باید انجام شوند روش گوئیم
  10. بودجه – ترجمان کمی برنامه ها هستند.

تقسیمات برنامه ریزی بر اساس نظام های مختلف :

نظام اقتصادی

- برنامه ریزی شده – بلوک شرق

- مبتنی بر بازار آزاد

- مختلط

نظام زمانی

- کوتاه مدت

- میان مدت

- بلند مدت

نظام مکانی

- محلی و منطقه ای

- ملی و بین المللی

ویژگی های یک نظام برنامه ریزی موثر:

  1. به موقع بودن – یعنی شرایط زمانی در برنامه ریزی موثر است
  2. توجه به فرصت ها و تهدیدها   - SWOT

- درون سازمان – قوت  strengthو ضعف   weakness سازمان

-  بیرون سازمان – فرصت Opportunity و تهدید  threat

فرصت : هر عاملی که در سازمان برای رسیدن به اهدافش توان و ظرفیت ایجاد کند فرصت گوییم

تهدید : هر عاملی که توان سازمان را در راه رسیدن به اهدافش کاهش دهد تهدید می نامیم .

  1. برقراری نظام ارتباطی : یعنی اگر یک نظام ارتباطی منطقی در سازمان نباشد برنامه ها در سطح تدوین باقی می مانند و به پایین نمی رسند.
  2. وجود فضای تفاهم و همدلی در سازمان :

نکته : برنامه ها را در مدیریت به دو دسته تقسیم می کنیم:

  1. برنامه های جامعه یا استراتژیک
  2. برنامه های عملیاتی

تفاوت برنامه های عملیاتی با برنامه های استراتژیک – جامع

  1. به لحاظ تدوین برنامه ها : برنامه های جامع معمولاً در سطوح مدیریت عالی تدوین می شوند و برنامه های عملیاتی در سطوح میانی و عملیاتی تدوین می شوند.
  2. به لحاظ تحقق اهداف : تاکید برنامه ریزی عملیاتی روی کارایی – efficiency – است ولی تاکید برنامه ریزی جامع روی اثربخشی

نکته : تعریف کارایی – انجام درست کارها – کارایی یعنی بهره وری، یعنی حداکثر کردن نسبت ستاده به داده

Efficiency = out put / in put

کارایی = حداکثر کردن ستاده به داده

تعریف اثربخشی – انجام کارهای درست

اثربخشی = کارایی + تحقق اهداف + رضایتمندی

 

تذکر: لیکرت می گوید برای اینکه شما اثربخشی در یک سازمان را بسنجید باید بدانید که هر سازمان چه دسته متغییر دارد.

  •      متغیر علّی – ورودی های یک سازمان ( منابع انسانی، انرژی، اطلاعات، قوانین و مقررات و .. )
  •       متغیر میانجی – فرآیندهای یک سازمان processing – متغیری که ورودی را به خروجی تبدیل می کند.
  •       متغیر بازده – از قبیل تعداد صندلی های یک سازمان – تعداد کالاهای تولید شده

اگر به یازده یک سازمان توجه کنیم فقط به کارایی توجه کرده ایم یعنی انسان کارایی هستیم ولی معلوم نیست اثربخش باشیم.

  1. به لحاظ زمان – برنامه های استراتژیک بلند مدت و برنامه های عملیاتی کوتاه مدت یا میان مدت هستند.
  2. به لحاظ تاکید بر منافع – در برنامه ریزی جامع منافع آتی در نظر گرفته می شود ولی در برنامه ریزی عملیاتی منافع فعلی در نظر گرفته می شود.
  3. به لحاظ دخالت متغیرهای (سیاسی – اجتماعی – فرهنگی – اقتصادی) – در برنامه ریزی استراتژیک لحاظ نمودن تحولات متغیرهای اجتماعی، سیاسی، اقتصادی، فرهنگی نسبت به برنامه های عملیاتی بیشتر مورد توجه قرار می گیرد .
  4. به لحاظ اهداف – در برنامه ریزی جامع عموماً اهداف کیفی و غیر سنجش پذیر هستند اما در برنامه های عملیاتی اهداف کمی و سنجش پذیر می باشند.
  5. به لحاظ ریسک پذیری – برنامه ریزی جامع با مخاطرات بیشتری به نسبت برنامه عملیاتی رو به رو هستند.
  6. به لحاظ تغییر و تحولات محیطی – در برنامه ریزی استراتژیک تحولات محیطی به مراتب بیشتر مورد توجه قرار می گیرد تا برنامه های عملیاتی
  7. به لحاظ تغییرات تکنولوژی – هر قدر سطح تکنولوژی پیچیده تر می شود، برنامه ریزی جامع ضرورتش بیشتر می شود تا زمانی که پیچیدگی تکنولوژی کم باشد.
  8. به لحاظ اندازه سازمان – در سازمان های بزرگ فرایند برنامه ریزی جامع به صورت رسمی و از پیش تعیین شده است و در سازمان های کوچک به صورت غیر رسمی .

 

فرآیند برنامه ریزی استراتژیک:

-          ارزش های اجتماعی و تمایلات و علایق مدیران

-          تعیین اهداف و ماموریت ها

-          شناسایی اهداف و راهبردهای کنونی

-          تجزیه و تحلیل محیط ( فرصت ها و تهدید ها ) و تجزیه و تحلیل منابع سازمان ( نقاط قوت و ضعف )

-          تجزیه و تحلیل تغییرات مورد نیاز

-           تصمیم گیری استراتژیک

-          اجرای استراتژی

-          ارزیابی و انجام اصلاحات احتمالی

نکته : اساساً هر موقع اسم برنامه ریزی استراتژیک مطرح می شود یعنی حتماً محیط در مطالعات و برنامه ریزی ما نقش کلیدی دارد یعنی برنامه ریزی استراتژیک راجع به محیط صحبت می کند.

نکات کلیدی : محیط ها هر قدر پویا و متغیر باشند نقش برنامه ریزی استراتژیک پویا تر می شود و مفروضات استراتژیک همراه با عدم اطمینان است .

روش های پیش بینی در برنامه ریزی – برنامه ریزی در آینده

  1. قضاوتی و شهودی - Judgment and intuition
  2. نرخ روند – The rate  - از اطلاعات گذشته روند آینده را پیش بینی می کنیم .مثلاً آموزش و پرورش برای ورودی دانش آموزان سال آینده
  3. همبستگی – یعنی رابطه بین دو متغیر را تعیین می کنیم ضریب همبستگی هم گفته می شود.

1 < ضریب همبستگی <= 1-  

ضریب همبستگی = R

هنگامی که ضریب همبستگی به سمت یک می رود نوع همبستگی کامل است . اگر x اضافه شود  y هم اضافه می شودو بلعکس

اگر R به سمت 1- برود رابطه معکوس و کامل است یعنی اگر  x اضافه شود y اکم می شود و بلعکس

4.  روش شبیه سازی - Simulation models -  به روش شبیه سازی روش if … then – اگر ... آنگاه گفته می شود. اگر این عوامل وجود داشته باشد آنگاه این اتفاق می افتد. این روش مدل سازی است برای ساخت مدل باید تمام مولفه ها شناسایی شود و رفتارهایی که احتمال داده می شود عناصر از خود بروز دهند قابل پیش بینی باشد.

تکنیک های برنامه ریزی:

  1. جدول کارنما – نمودار گانت - Gantt Chart :

نمودار گانت:

نخستین و ابتدایی‌ترین و در عین حال اساسی‌ترین روش در برنامه‌ریزی تصویری است. این روش در اصل به دنبال تعیین زمان و یا به عبارت بهتر زمانبندی انجام و اجرای عملیات و فعالیت‌های یک برنامه را مشخص می‌کند. نمودار گانت دو بُعد دارد. محور افقی زمان و محور عمودی مراحل (شرح وظایف) کار را نشان می دهد. مثلاً یک کار شامل چه برنامه‌هایی است و هر برنامه در چه زمانی باید انجام و پایان یابد.

ویژگی‌های نمودار گانت:

1- با استفاده از نمودار گانت می‌دانیم چه کار یا عملیاتی باید انجام شود.

2-هر کار یا عملیات شامل چه وظایفی است.

3- چه وظایفی باید بطور همزمان انجام شود.

4- چه وظایفی باید بطور سریالی و پشت سرهم انجام شود.

5- زمان شروع و خاتمه هر کار یا عملیات و وظایف در آن مشخص است.

6- زمان رسیدن به هدف نهایی که همان پایان طرح می‌باشد، مشخص است.

معایب نمودار گانت:

1- رابطه یک کار یا عملیات دقیقاً مشخص نیست.

2- رابطه بین وظایف یا عملیات یک کار با سایر وظایف و عملیات مشخص نیست.

3- اگر در هر زمان فرد ناظر بخواهد میزان پیشرفت کار را اعلام کند این امکان برای او فراهم نیست.

4- بحث کنترل و نظارت دقیق روی آن اعمال نمی‌شود.

نکته: در نمودار گانت وظیفه بیشتر مطرح است.

نکته: ایراداتی که به نمودار گانت وارد آمد؛باعث به وجود آمدن شیوه شبکه‌ای شد

 

  1. جدول شبکه ای دو مدل معروف دارد.

  • C.P.M-  Critica path method روش تعیین مسیر بحرانی – یعنی مسیرهای انجام عملیات را شناسایی و آن مسیرهایی که هزینه بالایی دارند به عنوان مسیرهای بحرانی در نظر گرفته می شود مسیرهایی که هزینه کمتری داشته باشند به عنوان مسیر خوب انتخاب می کنیم.
  • Program Evaluation and review- PERT- تکنیک ارزیابی و بازنگری برنامه نیز به آن می گویند – در مدل CPM زمان فعالیت ها مشخص است اما در صورتی که مشخص نباشد، یعنی در برآورد زمان مورد میاز دچار شک و تردید شویم در این صورت از روش  PERT که صراحتاً تمام تردیدهایی را که در زمان فعالیت ها وجود دارد در نظر گرفته و به حساب می آورد، استفاده می کنیم .
  1. GERT – Geraphical evaluation & review technique - روش گرافیکی ارزیابی و بازنگری پروژه ها:

 

در هر شبکه سه علائم دیده می شود؛

  1. فعالیت واقعی – فعالیتی است که هم هزینه و هم زمان در آن مطرح است و با فلش نشان داده می شود
  2. فعالیت مجازی – فعالیتی است که هزینه و زمان در آن مطرح نیست و با خط چین نشان می دهند
  3. رویداد ها – پایان یک فعالیت اصلی و شروع فعالیت دیگراست و با دایره نشان داده می شود

ویژگی های مدل شبکه ای مناسب:

  1. هر فعالیت در شبکه با یک رویداد آغاز و با یک رویداد ختم می شود. یعنی اگر در شبکه یک فلش به رویداد ختم نشد شبکه درست طراحی نشده چون پرت می شود.
  2. شماره رویدادها در یک شبکه نبایستی مجدداً تکرار شود کارآموزی نباید داشته باشیم یعنی تولید حلقه Loop نداریم .
  3. بین دو رویداد نباید دو فعالیت وجود داشته باشد.
  4. قبل از شروع یک فعالیت بایستی فعالیت ما قبل خودش بر پایان رسیده باشد.