فرایند سازماندهی – processing organizing
ساعت ۱٠:٢٠ ‎ق.ظ روز شنبه ٢۱ اردیبهشت ۱۳٩٢  کلمات کلیدی: کارشناسان سیستم

فرایند سازماندهی – processing organizing

تعریف – فرآیندی است که طی آن تقسیم کار میان افراد یا گروه های کار و هماهنگی میان آنان صورت میگیرد و اختیار و مسئولیت به منظور نائل شدن به اهداف سازمانی برقرار می شود.

به بیان دیگر، سازماندهی فرایندی سه مرحله ای است مرکب از :

  1. طراحی کارها و فعالیت ها
  2. دسته بندی فعالیت ها به پست های سازمانی
  3. برقراری رابطه میان پست ها به منظور کسب هدف مشترک

ماحصل سازماندهی استراکچر یا ساختار سازمانی است .

 

تعریف ساختار سازمانی – organization structure

ساخت سازمانی یا طراحی سازمان، حاصل فرآیند سازماندهی است و عبارت از سیستم روابطی است که به طور غیر رسمی شکل گرفته و به طور رسمی تصویب شده است، و حاکم بر فعالیت های افرادی است که برای کسب اهداف مشترک به هم وابسته اند .

سلسله مراتب سازمانی می گوید چه کسانی به چه واحدی گزارش بدهند و از چه واحدی گزارش بگیرند.

 

انواع ساختار سازمانی:

  1. سازمان رسمی
  • کالبد یک سازمان – لایه شفاف سازمانی
  • نظام سلسله مراتب بین واحدها و گروه ها اتفاق می افتد
  1. سازمان غیر رسمی
  • یعنی اینکه این سلسله مراتب در نظام گزارش دهی و گزارش گیری رعایت نشده،
  •  لایه نیمه شفاف سازمان،
  • ساختار واقعی سازمان

نکته : برای شناخت ساختار واقعی یک سازمان باید سازمان غیر رسمی آن را بشناسیم

 

رسمیت گرایی – formalization

برای اینکه در یک سازمان تقسیم کار کنیم باید؛

  1. اهداف و ماموریت آن سازمان را بشناسیم
  2. برای تحقق آن اهداف چه وظایفی باید انجام شود. آن وظایف را بشناسیم
  3. وظایف را بر مبنای تشابه نسبی تقسیم بندی کنیم یعنی بر مبنای تجانس و تشابه
  4. به هر طبقه یک عنوان یا اسم اطلاق می کنیم
  5. اگر این تقسیم کار جزئی تر و شدیدتر باشد هماهنگی بین آنها مشکل تر می شود

 

تعیین اختیار و مسئولیت

اختیار – حق صدور دستور است

مسئولیت – پاسخ گویی در برابر چگونگی استفاده از آن حق

هماهنگی – متمرکز کردن قوای منفصله سازمان

دو نوع هماهنگی داریم :

اول – برنامه ریزی شده که همان هماهنگی رسمی است ؛

دوم – برنامه ریزی نشدهکه همان غیر رسمی است

 

مفاهیم ساختار:

مفهوم صف و ستاد:

  • واحدهایی که مستقیماً با عملیات سازمان از نزدیک درگیر هستند واحدهای صفی نام دارند
  • واحدهایی که به واحدهای صف برای انجام ماموریت های محوله ارائه خدمات می کنند را واحد های ستادی گویند.

توجه: صف و ستاد بودن هر سازمان نسبی است به این معنا که یک سازمان در یک سطح صف و در سطح دیگر ستاد است برای مثال وزارت آموزش و پرورش برای دبیرستان ها ستاد و برای دولت صف است.

دلایل بروز تضاد بین صف و ستاد:

  1. عدم مقبولیت فنی ستاد توسط صف – صفی ها می گویند ستادی ها کار بلد نیستند.
  2. تاکید بر روابط سلسه مراتبی برای صف
  3. عدم درک زبان ستادی ها توسط صفی ها - زبان مشترک ندارند.

اگر بخواهیم در یک سازمان بین صف و ستاد هماهنگی به وجود آوریم باید روابط بین صف و ستاد را بهبود بخشیم.

انواع روابط صف و ستاد:

  1. رابطه ممیزی – ستاد تمیز دهنده و تشخیص دهنده فعالیت صف است. یعنی بایستی مار را ستاد قبول کند تا صف اجرا کند
  2. رابطه سلسله مراتب – ستاد چون جایگاه بالاتری رد سلسله مراتب موجود دارد فرامین خود را از راه سلسله مراتب اجرا می کند.
  3. رابطه خدماتی (تجاری) - ستاد و صف با هم تجارت خدمات می کنند
  4. رابطه مشورتی – یعنی ستاد مشاور صف قلمداد شود.

نکته: در رابطه مشورتی احتمالی وجود تضاد بین صف و ستاد کمتر است . در رابطه ممیزی احتمال وجود بالاترین تضاد بین صف و ستاد موجود است.

حیطه نظارت:

تعریف : تعداد افرادی که مستقیماً و بلاواسطه به یک نفر گزارش می دهند.

توزیع قدرت:

-          وقتی ساختار یک سازمان تخت باشد – هر قدر حیطه نظارت وسیع شود – ساختار سازمانی تخت یا flat می شود.

-          هر قدر تعداد لایه های سازمانی بیشتر شود حیطه نظارت باریکتر می شود یعنی ساختار tall بلند می شود.

-          در ارتباط با حق تصمیم گیری در ساختارهای تخت بیشتر است.

امکان پذیری تعیین حیطه نظارت بهینه به عوامل زیر بستگی دارد.

  1. به نوع کار – هر قدر کار روتین – تکرای و یکنواخت باشد حیطه کار وسیع تر است.
  2. پراکندگی جغرافیایی – هر قدر در یک واحد سازمانی پراکندگی جغرافیای وسیع تر باشد حیطه نظارت کوتاه تر است .
  3. نوع تکنولوژی – هر قدر تکنولوژی کاربر ( یعنی استفاده ار افراد انسانی ) باشد حیطه نظارت وسیع تر می شود.

 

آسیب های ساختار بلند:

  1. تحریف اطلاعات
  2. کند شدن نظام تصمیم گیری
  3. آسیب پذیرشدن مجاری ارتباطات

توجه : اگر تکنولوژی اطلاعات وارد یک سازمان شود ساختار سازمانی بلند می شود.

توجه: در سازمانی که بخش زیادی مشغول مبادله اطلاعات هستند ( معمولاً در لایه های میانی هستند ) با پیشرفت تکنولوژی لایه های میانی از بین می روند.

تفیض اختیار:

تفویض اختیار فرایندی است که توسط آن مدیر یا سرپرست، بخشی از اختیار مشروع خود را بدون انتقال مسئولیت نهایی خوی به زیر دست واگذار می کند.

نکاتی که در تفیض اختیار باید رعایت کرد:

  1. تفیض اختیار به بخشی از اختیار بر می گردد نه تمامی آن
  2. تفیض اختیار در محدوده قوانین و مقررات و آئین نامه مربوطه است
  3. تفیض اختیار رافع مسئولیت تفیض کننده نیست

تقسیم کار:

تقسیم کار فرایندی است که بوسیله آن روند تولید به مراحلی تقسیم می‌شود و برای هر مرحله ی ویزه کارگرانی تعیین می‌شود.

-          هر قدر تقسیم کار در یک سازمان بیشتر باشد تنوع بیشتر می شود.

-          هر قدر یک سازمان تقسیم کار بیشتر مکانیزم های هماهنگی بیشتر می شود

-          هر قدر تفیض اختیار کمتر ساختارمسطح تر و هر قدر تقسیم کار در یک سازمان بیشتر ساختار بلندتر می شود.

 

انواع الگوهای سازماندهی

سازماندهی، چیدن عناصر یک سازمان در کنار هم است .

سازماندهی برمبنای وظیفه  - وظایف نسبتاً مشابه و یکسان در یک جا دیده می شود

- سازماندهی بر مبنای محصول – بر اساس تشابه و تجانس نسبی تولیدات سازماندهی اتفاق می افتد

- سازماندهی بر مبنای ارباب رجوع یا مشتری – بر مبنای مشتری سازماندهی می شود

- سازماندهی بر مبنای حروف الفبا -  مثل کنکور

- سازماندهی تقسیمات زمانی – مثل شیفت کاری

- سازماندهی بر مبنای منطقه جغرافیایی – مثل ادراه آموزش پرورش و شهرداری ها

- سازماندهی بر مبنای پروژه – بر مبنای یک فعالیت سازماندهی اتفاق می افتد مثل سازمان نیرو

- سازماندهی بر مبنای خزانه یا ماتریس – سازمان های خزانه ای،

- سازماندهی بر مبنای خزانه ای – سازماندهی بر مبنای پروژه و سازماندهی بر مبنای وظلیف است

 

اشکالات ساختار ماتریسی:

  1. پاسخ گو مشخص نیست
  2. نظام ارتباطات منطقی و شفاف نیست
  3. مسئولیت پذیری مشخص نیست

 

-  سازماندهی بر مبنای ، مبناء موقت - به دو دسته تقسیم می شوند.

  1. عملیاتی : کلاً ادهوکراسی یعنی سازمان ها یا ساختارهایی که نقش متخصصین در آنها برجسته است. سازمان های ادهوکراسی گروه فکری هستند با خلاقیت زیاد و تولید محصولات جدید و ایده های نو
  2. اداری : بیشتر واحدهایی هستند که در ارائه خدمات پشتیبانی تولید ایده و نوآوری و خلاقیت دارند.

سازمان های ادهوکراسی برای سازمان هایی با محیط های پیچیده و پویا بکار می روند.

 

ویژگی های سازمان های ادهوکراسی - adhoccracy:

  1. ساختار بسیار پویا
  2. رفتار رسمی اندک
  3. تخصصی شدن شغل ها بر اساس آموزش های رسمی
  4. گرایش به گروه بندی متخصصین در واحدهای وظیفه ای تا بتوان آنها را در تیم های پروژه ای کوچک بر اساس بازار به کار گرفت
  5. تکیه به ابزارهای ارتباطی برای تشویق تنظیمات دو طرفه درون و بین گروه ها
  6. عدم معین بودن شغل
  7. تمرکز زدایی انتخاب
  8. استاندارد گذاری پائین برای رویه های سازمانی
  9. سازمان کار بر اساس تیم های تخصصی است
  10. هزینه بالای ارتباطات ( البته در نیای فناوری اطلاعات به شدت کاهش یافته است)
  11. فرهنگ سازمانی بر اساس کارهای غیر بوروکراتیک
  12. عدم تمرکز در اختیارات
  13. مسئولیت بخشی اقتضائی
  14. قوانین و ضوابط محدود

 

سازماندهی بر مبنای الگوی مینتزبرگ

یک سازمان از 5 بخش اصلی تشکیل می شود.

1. یک بخش راس استراتژیک ( مدیریت – استراتژیک ) - تدوین سیاست ها، راهبردها و ماموریت های سازمان را بر عهده دارد.

  • اگر در یک سازمان راس استراتژیک مهم باشد اسم این ساختار ساده است در چنین ساختاری همه فعالیت ها توسط مدیر عالی کنترل می شود .

2. مدیریت میانی - رسالت و برنامه های مدیران استراتژیک را به زبان عملیاتی ترجمه می کنند و بالعکس

  • اگر مدیریت میانی قوی باشد نوعی از ساختار سازمانی به وجود می آید که به ساختار بخشی یا لشگری گویند.

3. هسته عملیاتی – واحدهایی که مستقیما‍ً عملیات سازمانی را انجام می دهند

  • اگر بدنه عملیاتی سازمان قوی باشد نوعی ساختار سازمانی به وجود می آید که به ان بروکراسی حرفه ای می گویند.

4. ستاد خدماتی ( پشتیبانی ) –  واحدهایی که خدمات اداری، مالی و ... ارائه می کنند.

  • اگر ساختار سازمان به گونه ای باشد که ستاد خدماتی قوی باشد ساختار ادهوکراسی نام دارند.

5. ستاد فنی – خدمات فنی ارائه می کنند ( واحد حقوقی، واحد طرح و برنامه، حسابرسی مدیریت )

  • اگر ستادفنی یک سازمان قوی باشد ، ساختار سازمانی به نام بروکراسی ماشینی می گویند.
  • ستاد فنی رویه ها و فرایندهای سازمانی را استاندارد می کند.

 

کدامیک از ساختارها را برای یک سازمان انتخاب کنیم بهتر است ؟

یک ساختار یا یک الگوی ساختاری برای تمامی موقعیت ها پاسخگو نیست. اگر از هر الگوی ساختاری در شرایط خاص خود استفاده شود بیشترین تاثیر  را خواهد داشت . انتخاب ساختار به متغیرهای زمینه ای بستگی دارد .

متغیرهای زمینه ای عبارتند از:

  1. محیط
  2. تکنولوژی
  3. چرخه عمر
  4. اندازه سازمان
  5. اهداف استراتژیک

سنجش ساختار سازمانی:

با استفاده از شاخص های زیر یک ساختار سازمانی را می سنجیم .

الف - پیچیدگی – از طریق معیارهای زیر می توان میزان پیچیدگی یک ساختار را سنجید.

الف - تقسیم کار – هر قدر در یک سازمان در فعالیت ها تقسیمات بیشتری اتفاق بیفتد ساختاربه سمت پیچیدگی بیشتری می رود.

ب -  پراکندگی جغرافیایی – هر قدر در یک سازمان پراکندگی بیشتر باشد ساختار سازمان پیچیده تر می شود تا زمانی که پذاکندگی کمتر شود.

ج – سلسله مراتب – هر قدر در یک سازمان سلسله مراتب بیشتری وجود داشته باشد ساختار سازمان به سمت پیچیدگی می رود.

ب - رسمیت گرایی – ساختار سازمان به لحاظ رسمیت گرایی عبارت است از:

  1. رعایت قوانین و مقررات
  2. وجود شرح شغل
  3. استاندارد و معین بودن کار
  4. استاندارد بودن روش های انجام کار
  5. شفاف بودن لایه های گزارش دهی و گزارش گیری
  6. حجم چرخش مستندات و مکتوبات سازمانی
  7. نوع کنترل عمودی

هر قدر 7 مورد بالا در سازمان شدیدتر و رسمی تر مورد عمل باشد آن سازمان به سوی رسمیت گرایی بیشتر می رود.

 

ج - تمرکز یا عدم تمرکز:

  1. اختیار تصمیم گیری : هر قدر اختیار یا حق تصمیم گیری واگذار شود سازمان به سمت عدم تمرکز پیش می رود.
  2. کنترل مقامات بالای سازمان در فرآیند اداری : هر قدر مقامات بالای سازمانی فرایند های درون سازمکان را کنترل کنند تمرکز ایجاد می شود.
  3. دسترسی کارکنان و سطوح مدیریت اداری به اطلاعات: هر قدر سطوح مدیریت میانی به اطلاعات دسترسی داشته باشد عدم تمرکز داریم.
  4. توزیع قدرت : هر قدر در یک سازمان قدرت توزیع شده باشد سازمان به سمت عدم تمرکز می رود.

حیطه نظارت:

تعداد کسانی که به یک مدیر گزارش می دهند و یا تعداد کارکنانی که یک مدیر از آنها گزارش می گیرد.

بلندی سازمانی با حیطه نظارت نسبت معکوس دارد. هر چه حیطه نظارت کوچکتر باشد، طول سلسله مراتب بیشتر می شود.