کنترل - Control
ساعت ۱٠:٠۱ ‎ق.ظ روز یکشنبه ٢٢ اردیبهشت ۱۳٩٢  کلمات کلیدی: کارشناسان سیستم

کنترل:

یکی از وظایف مدیران کنترل است که اساساً بقاء و حیات یک سازمان را تضمین می کند . در صورتی که در یک سیستم کنترل نباشد آن سیستم رو به نابودی می رود.

کنترل چندین تعریف دارد:

-          فرایند مقایسه هست ها با بایدها را کنترل گویند

-          مقایسه وضع موجود با وضع مطلوب

-          مقایسه عملکرد با برنامه

 کنترل تلاشی منظمی است در جهت رسیدن به اهداف استاندارد،‌طراحی سیستم بازخورد اطلاعات، مقایسه اجزاء واقعی با استانداردهای از پیش تعیین شده و سرانجام تعیین انحرافات احتمالی و سنجش ارزش آنها بر روند اجرایی که در برگیرنده حداکثر کارآیی است .

فرآیند – مجموعه اقداماتی که با ترتیب و توالی خاصی باید انجام شوند را فرآیند گوییم کنترل هم یک نوع فرآیند است.

 

فرآیند کنترل :

  1. تعیین اهداف و استراتژیک
  2. تعیین شاخص کنترل
  3. تعیین استاندارد برای هر شاخص
  4. اندازه گیری عملکرد
  5. مقایسه عملکرد با استاندارد
  6. تشخیص انحرافات اجتماعی و بکارگیری عملیات اصلاحی
  7. بازخورد به شماره یک

 

تعیین شاخص های کنترل

شاخص : نشانگرهایی که بر مبنای آنها بتوانیم سیستم را کنترل کنیم . مثل آمپر بنزین

برای کنترل هر سیستم گام اول شناخت شاخص است. برای هر سیستم یک سری شاخص های کلیدی باید برنامه ریزی شود. در یک بنگاه شاخص کلیدی سود است .

 

تعیین استاندارد برای هر شاخص

استاندارد : آنچه می خواهیم به آن برسیم. وقتی استاندارد می آید بحث دیگری به نام هدف گذاری (Target  ) مطرح می شود.

اگر احتمال تحقق اهداف کم باشد میزان انگیزه برای تلاش کم خواهد بود، و در صورتی که احتمال تحقق هدف متوسط باشد بیشترین میزان انگیزه را داریم.استاندارد نباید صعب الوصول و همچنین نباید سهل الوصول باشد

اگر عملکرد با استاندارد منطبق نباشد عملیات اصلاحی می خواهد اگر عملکرد از استانداردها جلوتر باشد استانداردها را اصلاح می کنیم.

 

انواع کنترل:

  1. گذشته نگر- بازخورد پس از عمل، مثل کنترل کیفیت محصول تولید شده . out put
  2. حال نگر – فرآیندی ، کنترل در جریان کار نیز نام دارد .  process
  3. آینده نگر ( پیش نگر ) – قبل از اینکه عملیات را شروع کنیم کنترل انجام می شود . مثل شکار پرنده که قبل از شلیک کنترل دقیق انجام می شود.   in put

T.Q.C  یا T.Q.M کنترل کیفیت فراگیر، یعنی کنترل هر سه مرحله

تقسیم بندی جدید کنترل عبارتند از :

  1. کنترل بوروکراتیک – bureaucratic : کنترل از طریق قوانین و مقررات، بخشنامه ها، دستورالعمل ها و استاندارد های انجام کارصورت می گیرد. ساختارگرایان روی این ساختار تاکید داشتند .
  2. کنترل بازار – از راه عرضه و تقاضا قیمت گذاری و کنترل می شود
  3. کنترل از طریق ارزش های مشترک – چنین کنترلی را کنترل حرفه ای نیز می گویند. مثلاً هنگامی که ارزش های حرفه ای فرآیند عملیات را کنترل کنیم، کنترل از طریق ارزش های مشترک است. نوع ارزش ها متفاوت است . مثل پزشکان در اتاق عمل.

 

ویژگی های یک نظام کنترل موثر:

  1. دقیق باشد
  2. به موقع باشد
  3. هدفمند باشد
  4. معقول و قابل درک یا عملیاتی باشد
  5. اقتصادی باشد
  6. قادر به شناسایی انحراف باشد
  7. نقاط مهم و استراتژیک یک سازمان را کنترل کند . مثل قلب در بدن و نسبت سودآوری در شرکت
  8. خودکنترلی در سازمان

 

تدابیر کنترل و نظارت

  1. کنترل از طریق نظام برنامه ریزی ( بودجه بندی) – این نظام از نوع کنترل آینده نگر یا بوروکراتیک است.
  2. کنترل از طریق گزارشات آماری
  3. کنترل از طریق حسابرسی مدیریت – سنجش میزان اثر بخشی تصمیمات مدیریت
  4. کنترل از طریق فرآیند عملیات
  5. کنترل از طریق حسابرسی داخلی یا ارزشیابی داخلی

 

جزوه قلمچی سال 1382