تئوری اقتضائی - Contingency Theory
ساعت ٤:۱٩ ‎ب.ظ روز سه‌شنبه ٢٤ اردیبهشت ۱۳٩٢  کلمات کلیدی: کارشناسان سیستم

تئوری اقتضائی

از دهه 60 وارد حیطه ادبیات مدیریت شد. این تئوری هیچ یک از نظریات مدیریتی را رد نیم کند. عمدترین شعار آن این است که " بستگی دارد به " به همین دلیل به آن تئوری وضعیت یا موقعیت نیز گویند.

بستگی دارد به شرایط زیر

  1. محیط  -  Environment
  2. تکنولوژی – Technology
  3. اندازه سازمان - Organization The size of
  4. چرخه عمر سازمان – Organization The life cycle
  5. اهداف و استراتژی -  Objectives and Strategy

حال هر کدام از موارد فوق را بررسی اجمالی خواهیم کرد.

  1. محیط  -  Environment

تعریف محیط – هر عاملی که خارج از مرز سازمان باشد و روی عملیات سازمان تاثیر بگذارد به آن محیط گوئیم.

مرز سازمان ،  Organization Boundary - مرز سازمان در واقع محدوده ای است که یک سازمان را از محیط خودش جدا می کند. در ادبیات جدید مرز را این گونه تعریف کرده اند؛ مرز سازمان تا جایی تعریف می شود که می تواند رفتاری را ایجاد کند، تثبیت کند و خاتمه دهد. این دیدگاه می گوید مرز سازمان ها بسیار ژله ای و شناور است. عضویت یکی از شاخص های مهم تعیین مرز یک سازمان است.

عوامل محیطی عبارتند از :

  1. قوانین و مقررات
  2. مشتریان
  3. تکنولوژی
  4. رقبا
  5. سهامداران
  6. اتحادیه کارگری
  7. دولت
  8. جامعه
  9. تامین کنندگان منابع مالی
  10. اقتصاد
  11. ذینفعان

عوامل نام برده شده، بر روی سازمان تاثیر یکسانی ندارند بعضی از عوامل محیطی روی یک سازمان ممکن است تاثیر مستقیم داشته باشد و روی سازمان دیگر تاثیری نداشته باشد.

محیط سازمان به دو بخش تقسیم می شود.

  1. محیط بیرونی – شامل عواملی می شود که تاثیر بلافاصله و مستقیم روی عملیات سازمان می گذارد
  2. محیط داخلی – آن بخشی از عناصر محیطی که تاثیر با واسطه می گذارند

توجه : اگر یک سازمان خودش را با محیطتش وفق ندهد بر اثر جذب انتروپی مرگ آن سازمان اتفاق خواهد افتاد . برای اینکه سازمانی خودش را با محیطش وفق دهد دو نوع استراتژی مطرح است :

1  .  ایجاد واحدهای مرزبانی -  boundary department

  • در انتهایی ترین نقطه مرزی می ایستد و تغییرات محیط بیرون را به درون گزارش می دهد، مثلاً در دستگاه های دولتیع روابط عمومی ها واحدهای مرزبانی هستند

2 .  ایجاد واحدهای ضربه خور -   department Buffer

  • سازمان را از خطرات مربوط به توسعه علم، دانش و فن آوری در امان نگه می دارند. واحدهای R&D تحقیق و توسعه در سازمان ضربه گیر است. خطراتی که سازمان را از جهت فن آوری و ... تهدید می کند مطلع می سازد.

انواع محیط :

مطالعات زیادی در مورد محیط انجام شده است یکی از این مطالعات، مطالعه امری و تریست است که محیط را به 4 نوع تقسیم کرده اند .

  1. محیط ساده و تصادفی – محیطی است که اولاً تعداد عواملش محدود است و ثانیاً فرصت ها و تهدید های محیطی کاملاً از هم متمایز و قابل شناسایی باشند. با یک چنین محیطی بهتر می توانیم کنار بیاییم و فرصت ها و تهدید ها به طور تصادفی پراکنده شده اند.
  2. محیط آرام و خوشه ای – این محیط از نظر تعداد عوامل مثل محیط ساده است اما از حیث فرصت ها و تهدیدها به صورت دسته ای است. یعنی هر عامل می تواند هم زمان برای ما تحدید باشد یا فرصت این محیط نسبت به محیط اول پیچیده تر است. این محیط هم مرزبان های و هم ضربه گیرهای زیادی می خواهد.
  3. محیط نا متعادل و واکنشی – محیطی است که اولاً تعداد عوامل یا بازیگران محیطی زیاد می شوند و ثانیاً این بازیگران محیطی نقش هایشان عوض می شوند. در یک چنین محیط هایی وجود استراتژی ضروری است.
  4. متلاطم و جوشان – اولاً تعداد عناصر محیطی در این محیط زیاد است. ثانیاً تغییرپذیری و پویایی بالا است در یک چنین محیطی ابزارهای علمی و کلاسیک نمی تواند به ما کمک کند تصمیم گیری در چنین محیطی از روی شهود یا اشراق می باشد. ( حس شیشم )

ویژگی های محیط متلاطم – جوشان :

  1. ورود و خروج موراد ناشناخته در محیط : یعنی ما این عناصر را نمی توانیم شناسایی کنیم فقط اثرات آنها را می بینیم.
  2. تعامل و همبستگی سازمان با عناصر اقتصادی، اجتماعی، سیاسی و فرهنگی محیط
  3. فقدان اطلاعات : نتیجه این ویژگی عدم اطمینان است. رابطه وجود اطلاعات با ابهام معکوس است.
  4. تاثیر زیاد و بسیار عمیق سازمان از محیط – تغییرات تقاضا در چنین محیطی بالا است .

مطالعات لارنس و لورچ در محیط :

لارنس و لورچ در مطالعه روی دو بعد تاکید می کنند.

  1. بعد تعداد عوامل
  2. بعد تغییر پذیری عوامل

 

4

پیچیده + پویا

 

3

ساده + پویا

 

زیاد

تغییر پذیری عوامل

2

پیچیده + ثابت

1

ساده + ثابت

کم

زیاد

کم

 ............

............

تعداد عوامل

............

...................

 

- اگر تعداد عوامل محیطی کم باشد محیط ساده است.

- هر قدر که تعداد عوامل محیطی سازمان زیاد شود محیط پیچیده است

- اگر تغییرپذیری عوامل کم باشد محیط را ثابت گوئیم

- اگر تغییرپذیری عوامل زیاد باشد محیط را پویا گوئیم

- اگر تعداد عوامل محیطی سازمان کم و تغییرپذیری عوامل هم کم باشد محیط را ساده و ثابت میگوئیم

- اگر تعداد عوامل محیطی سازمان زیاد و تغییرپذیری عوامل هم کم باشد محیط را پیچیده و ثابت گوئیم

- اگر تعداد عوامل محیطی سازمان کم و تغییرپذیری عوامل هم زیاد باشد محیط را ساده و پویا گوئیم

- اگر تعداد عوامل محیطی سازمان زیاد و تغییرپذیری عوامل هم زیاد باشد محیط را پیچیده و پویا گوئیم

محیط سازمان ها را از ثابت تا پویا تقسیم می کنند.

ویژگی های محیط ثابت:

  1. تقاضا برای محصول یا خدمات از قبل قابل پیش بینی است
  2. تعداد رقبا، محدود و تغییر نمی کنند. به عبارت دیگر رقبا از قبل شناسایی شده اند
  3. نوآوری و ارائه محصولات جدید تدریجی و از قبل قابل پیش بینی است
  4. قوانین و مقررات و سیاست های دولت تغییرات کمی دارند
  5. تامین کنندگان منابع سیستم – ورودی های سیستم -  تا حدودی معین و کمتر قابل تغییر هستند

ویژگی های محیط پویا:

  1. تقاضا برای خدمات و محصول متغیر و غیرقابل پیش بینی است
  2. نوآوری و خلاقیت و ارائه محصولات جدید به صورت لحظه ای اتفاق می افتد
  3. قوانین و مقررات و سیاست های دولت تغییرات نسبتاً گسترده دارد
  4. ورود و خروج رقبا سریع و غیرقابل پیش بینی است

ارتباط شرایط محیطی سازمان با طراحی سازمان چگونه است.

برای بررسی این موضوع دو نوع الگو داریم :

  1. مکانیستیک
  2. ارگانیک

ساختار مکانیستیک - اصطلاحاً به آن ساختار ماشینی گویند.

  1. حرکاتش ازقبل مشخص و معین است
  2. انعطاف پذیری در آن کم است
  3. رویه های انجام کار در آن مشخص و معین است

ویژگی های ساختار مکانیستیک:

  1. نظام ارتباطات عمودی و از بالا به پایین است
  2. نظام گزارش دهی از پایین به بالا است
  3. اختیار و فرماندهی کاملاً مشخص و معین است
  4. وظایف هر واحد کاملاً از قبل تعریف شده است
  5. نظام ثبت و ضبط و مستندسازی وجود دارد
  6. رسمیت گرایی در سازمان حاکم است
  7. تمایز بین صف و ستاد کاملاً مشهود است
  8. تفیض اختیار کم و قدرت در راس سازمان متمرکز است
  9. تقسیم کار دقیق وجود دارد
  10. نوع کنترل بیشتر از طریق بوروکراتیک است

ساختار ارگانیک:

  1. نظام ارتباطات افقی است . یعنی نظام گزارش دهی و گزارش گیری بین واحدهای هم عرض انجام می شود
  2. رعایت سلسه مراتب به صورت شدید وجود ندارد
  3. شرح وظایف به صورت کلی و منعطف است
  4. نوع کنترل بیشتر از طریق ارزش های مشترک و کنترل بازار است
  5. حیطه نظارت وسیع است
  6. تصمیمات سازمانی عموماً توسط واحدهایی که از نزدیک با موضوع مورد نظر برخورد دارند اخذ می شود
  7. نظام هدف گذاری و تدوین استراتژیک منعطف است

نکات :

-  هر قدر محیط های سازمانی ما به سمت محیط 4 میل کند ساختار ارگانیک کاربرد دارد

-  هر قدر محیط یک سازمان به سمت محیط نوع 1 میل کند ساختار مکانیستیک کاربرد دارد

جزوه قلم چی سال 1382

 ادامه دارد....