سازماندهی - organization
ساعت ٢:٤٤ ‎ب.ظ روز شنبه ٧ اردیبهشت ۱۳٩٢  کلمات کلیدی: مباحث سازمان

سازماندهی عبارت است از فرایند تقسیم کار بین افراد و گروه های کاری، تعیین اختیار و مسئولیت و بر قراری سازوکارها ( مکانیزم های ) هماهنگی برای رسیدن به اهداف مورد نظر، به کمک سازماندهی هدف کلی و ماموریت اصلی سازمان در قالب هدف های جزئی تر و وظایف واحدهای شکسته شده و تحقق آن میسر می شود. در سازماندهی، وظایف و اختیارات و مسئولیت های واحدها و پست ها مشخص شده و نحوه هماهنگی و ارتباط بین آنها معین می شود. سازماندهی فعالیتی مستمر و مداومی است و منحصر به طراحی سازمان در ابتدای آن نمی شود.

سازمان برای همپایی با محیط متغیر اطرافش باید دائماً در حال تغییر و تحول باشد و مدیر است که به کمک سازماندهی مجدد این حالت پویا را در سازمان حفظ می کند.

مبانی سازماندهی ، ساخت های مختلف سازمانی

  1. سازمان بر مبنای وظیفه یا هدف
  2. سازمان بر مبنای تولید یا عملیات
  3. سازمان بر مبنای منطقه عملیات
  4. سازمان بر مبنای ارباب رجوع

 

سازماندهی بر مبنای وظیفه یا هدف

در سازمان بر مبنای وظیفه، واحدها بر حسب وظیفه تقسیم شده و هر یک وظیفه ای غیر مشابه با دیگری را انجام می دهند. برای سازماندهی بر این مبنا باید وظیفه کلی و هدف اصلی سازمان به وظیفه جزئی تر تقسیم شود و این تقسیم بندی تا حدی معقول باشد ادامه یابد.

تقسیم بندی وظیفه باید تا حدی انجام گیرد که وظیفه حاصله برای یک شغل از جهت کمیت، همگونی اجزاء و کیفیت مناسب باشد. جزئی کردن بیش از اندازه وظیفه، به شغل لطمه وارد می سازد و آن را اصلاحاً فقیر و بی معنی می کند. مشاغل حاصل از تقسیم وظیفه باید شامل وظایفی باشند که موجب یکنواختی و بی معنی شدن شغل نشود و از عهده یک فرد با توانایی های عادی برآید. البته باید در نظر داشت که کار سازماندهی برای چه واحدی با چه میزان فعالیت انجام می شود. در یک سازمان وسیع می توان تقسیم بندی را تا مراحل پیشرفته تر ادامه داد، ولی در یک سازمان کوچک که فعالیت های آن محدود است تقسیم بندی زیاد به ایجاد پستهای زائد می انجامد.

توجه: اصولاً هر سازمانی برای انجام وظایف خود نیاز به دو نوع واحد صف و ستاد دارد. واحدهای صف واحدهایی هستند که مستقیماً مجری هدف اصلی سازمان می باشند، و واحدهای ستادی کمک دهنده و یاری کننده واحد صف در انجام وظایفشان می باشند. بدین ترتیب ملاک اساسی تشخیص واحدهای صف از ستاد در هر سازمان هدف اصلی آن سازمان می باشد.

به طور خلاصه؛ در سازمان بر مبنای وظیفه، هدف کلی و ماموریت اصلی سازمان را بر اساس تقسیمات وظیفه ای در قالب واحدها و پست ها می شکنیم و سپس مسئولیت و اختیارات پست ها و واحدها را مشخص می سازیم. سپس این پست ها واحدها را چنان با هم مرتبط می سازیم که کار هماهنگی و نظارت و هدایت از طریق سطوح مختلف مدیریت امکانپذیر شود.

مزایا:

  1. ایجاد حوزه های قوی تخصصی در سازمان
  2. بازدهی بالای آن در کارهای روتین و ثابت

محدودیت ها:

  1. فاقد انعطاف لازم بوده و نمی تواند سریعاً، خود را با تغییرات تطبیق دهد
  2. همکاری بین واحدها در این ساخت چندان قوی نبوده و هر واحدی تنها به هدف خود می اندیشد و از همراهی و همکاری با سایر واحدها در اغلب اوقات غافل می ماند
  3. لوث شدن مسئولیت ها بین واحدها و دشواری ارزیابی عملکرد کل سازمان در رابطه با فعالیت واحدها می باشد.

 

سازمان بر مبنای نوع تولید یا عملیات

در سازمان بر مبنای تولید، واحدها بر اساس تولیدات یا نوع خدمات سازمان تقسیم می شوند، مثل تولید ابگرم کن، بخاری و یخچال. سازمان بر مبنای پروژه یا برنامه نیز یک نوع سازمان بر مبنای نوع عملیات به شمار می آید که دارای دوره عمر محدودی است.

مزایا:

  1. مسئولیت ها و اختیارات مدیران عملیاتی روشن و مشخص بوده و استقلال نسبی آنان در عملیات حفظ می شود
  2. سهولت ارزیابی عملکرد سازمان بر اساس نوع تولید و خدمات و توجه به هدف و ارائه خدمات به جای هدف های واحدهای تخصصی مجزا

محدودیت ها:

  1. تضعیف گروه های تخصصی به علت پراکنده شدن آنها در واحدهای مختلف است
  2. به وجود آمدن ناهماهنگی بین واحدهای تولیدی یا خدماتی در کل موسسه

سازمان بر مبنای منطقه عملیات

در شرایطی که از نیازهای منطقه به خوبی آگاه بوده و سازمان خود را برای رفع آنها تجهیز کنیم، سازمان منطقه ای بسیار مفید می باشد. مثل موسسه ای که در نقاط مختلف شهر شعباتی دارد تا بتواند کار دریافت و تحویل را به خوبی انجام دهد

مزایا:

  1. سرعت و سهولت شناخت نیازهای هر منطقه و رفع آن نیازها
  2. بطور غیر متمرکز عمل نمودن و ساخت مناسبی برای اعمال سیاستهای عدم تمرکز باشد

محدودیت ها:

پراکندگی واحدهای منطقه ای در این نوع ساخت ممکن است وحدت رویه در سطح کل سازمان و هماهنگی بین واحدها را مشکل سازد و در پاره ای موارد این امر محدودیتی برای سازمان منطقه ای بشمار می آید

 

سازمان بر مبنای ارباب رجوع یا مشتری

گروه های مختلف مشتریان سازمان ممکن است نیاز به خدمت متفاوت، کالاهای مختلف، شیوه های گوناگون فروش داشته باشند و هرگاه پاسخگویی به این نیازهای متفاوت منظور سازمان باشد، ساخت سازمانی بر مبنای ارباب رجوع مفید واقع می شود

مزایا:

پاسخگویی سریع و صحیح به مشتریان و رفع نیاز آنان

محدودیت:

تقسیم بندی واحدهای سازمان بر اساس ارباب رجوع اگر چه موجب رضایت مشتریان می گردد ولی هزینه زیادی را به روش سازمان می گذارد.

 

ساخت های ترکیبی

از ترکیب چند ساخت متفاوت ایجاد می شود

محدودیت های ساختارهای سنتی سازمانی

  1. ساخت سنتی سلسله مراتب ایجاد گردیده و ارتباطات در آن کند و طولانی و فاقد دقت لازم است . مجاری ارتباطی در اغلب موراد عمودی است و امکان ارتباطی افقی موجود نمی باشد
  2. واحدهای سازمانی در این ساخت مستقل نبوده و برای انجام هدف نهایی یکدیگرند. اماکن هماهنگی و منظم ساختن این واحدها که هر کدام خود را مسئول تحقق هدف و ماموریت خود می دانند، مشکل بوده و در راه تحقسق هدف نهایی سازمان ایجاد و مانع می کند.
  3. روابط در ساخت سنتی، فردی است و همواره شخص به عنوان رئیس، سرپرست و افرادی به عنوان نرئوس م زیر دست در مقابل هم قرار دارند و از روابط گروهی و جمعی که افراد را در کنار هم قرار می دهد اثری نیست. فرد در رده پائین خود را جدا از رده بالاتر احساس می کند و هیچگونه تعلقی بین مراتب سازمانی به جز رابطه رسمی سلسله مراتبی وجود ندارد.
  4. از سوی دیگر مدیران و کارکنان در این ساخت تنها در یک رشته خاص که ماموریت و وظیفه واحد آنهاست تجربه و آگاهی پیدا می کنند و از سایر تخصص ها در واحدهای دیگر بیگانه می مانند، و این امر سدی در راه پرورش کارکنان و مدیران و آمادگی آنان برای قبول مشاغل در رده های بالاتر می باشد.
  5. ساخت سنتی انعطاف پذیر نبوده و در مقابل تغییرات محیط به کندی واکنش نشان می دهد. و بدین ترتیب توسع و پیشرفت سازمان و رشد هماهنگ آن با تحولات محیطی دچار اشکال می شود
  6. در ساخت سنتی به علت تخصصی بودن واحدها، به تدریج نوعی شیفتگی تخصصی در هر واحد ایجاد می شود که مالا ارتباط و مشارکت بین واحدها را سخت و صعب نموده و آنها را از هم جدا تگه می دارد.
  7. اگر واحدی ضعیف عمل کند و بازدهی لازم را نشان ندهد، این نارسایی بر کل سیستم سازمان و بازدهی آن تاثیر سوء بجا می نهد .
  8. به علت وابستگی واحدها به هم و اثر زنجیره ای عملکردهای انها یکدیگر، هر واحد می تواند عدم پیشرفت خود را در رابطه با ضعف عملکرد واحد دیگر توجیه کند و بدین ترتیب حسابرسی مسولیت ها به سادگی مقدور نباشد.

 

الگوهای جدید در ساخت سازمانی

  1. سازمان بر مبنای پروژه
  2. سازمان ماتریسی یا خزانه ای
  3. سازمان با گروه های متداخل یا سازمان گروهی ( سنجاق – اتصال )
  4. سازمان با ساخت آزاد

 

سازمان بر مبنای پروژه یا طرح

 

در سازمان هایی که هدف و ماموریت آنها را می توان در قالب پروژه و برنامه های با لنسبه مستقلی اجرا نمود، این ساخت سازمانی قابل استفاده و مفید است. در سازمان بر مبنای پروژه های موجود در سازمان می توان واحدهای مستقلی را ایجاد کرد. در سازمان بر مبنای پروژه، سازمان به واحدهای پروژه ای و کوچکتر تقسیم می شود، و به همین جهت مشکلات ناشی از سلسله مراتب و کندی ارتباطات به حداقل ممکن کاهش می یابد همکاری واحدها در داخل پروژه لازم است، ولی کمک واحدهای خارجی چندان مورد نیاز نبوده و نقش تعیین کننده ای در عملکرد واحد پروژه ای ندارد. در ساخت پروژه ای، ضعف یک واحد کل سیستم را تحت تاثیر قرار نمی دهد و مسئله حسابرسی مسئولیت ها در هر پروژه به سادگی قابل پیگیری است.

 

سازمان ماتریس یا خزانه ای

 

ترکیب حاصله سازمان، سازمان بر مبنای وظیفه بر مبنای پروژه به همراه هم سازمان ماتریسی را به وجود می آورند. در ساخت ماتریسی نیروهای فعالسازمان در خزانه های تخصصی قرار می گیرند. این خزانه ها که به تبع نوع فعالیت ها و گستردگی سازمان تعیین می شوند، تحت نظر مد سازمان قرار دارند و از نظر سازماندهی تقریباً نوعی سازمان بر مبنای وظیفه می باشند. هر گاه برای انجام برنامه ای سازمان احساس نیاز کند، یک سازمان پروژه ای موقت تشکیل می دهد که افراد آن را خزانه های تخصصی تامین می گردند و زمانی که برنامه خاتمه یافت افراد مذکور به خزانه خود باز می گردند. کارکنان در خزانه های تخصصی تحت نظر مدیر سازمان می باشند، ولی به هنگام اجرای پروژه در اختیار مدیر پروژه بوده و تحت نظر وی انجام وظیفه می کنند. ساخت ماتریسی در سازمان هایی که دارای برنامه های کوتاه مدت و موقت می باشند قابل استفاده است .

مزایا:

  1. داشتن انعطاف بسیار زیاد
  2. استفاده حداکثر از نیروها و منابع سازمان
  3. امکان استفاده یکسان و مساوی از منابع و تخصص های موجود در سازمان
  4. ارتباطات عمودی و سلسله مراتبی در این ساخت با ارتباطات افقی آمیخته می شوند
  5. به نیازهای محیط متغیر سازمان به خوبی پاسخ داده و به سرعت خود را با محیط هماهنگ می سازد.

معایب:

  1. احساس عدم ثبات کارکنان که باعث نابسامانی روحی می شود
  2. گاهی اوقات مشکلات ارتباطی در این نوع ساختار سازمانی به وجود آمده و تعارضاتی بین مدیران خزانه ها و پروژه ها ایجاد می شود.

 

 

 

سازمان با گروه های متداخل یا سازمان گروهی – سنجاق اتصال ( linking – pin organization

 

در این ساختار رابطه گروه با گروه جایگزین رابطه فرد به فرد می گردد. این ساخت در قالب گروه هایی که به وسیله اعضای مشترک با هم در ارتباط می باشند شکل می گردد. به عنوان مثال مدیر یک واحد در واحد خود نقش مدیر و در واحد بالاتر نقش عضو را دارد

 

سازمان با ساخت آزاد

این ساخت بسیار انعطاف پذیر بوده و شکل خاص و ثابتی به خود نمی گیرد، بلکه بر اساس نیازها و تغییرات محیطی به سرعت و سهولت تغییر شکل داده و خود را با انتظارات موجود هماهنگ می سازد. در این ساخت بعد از رده مدیریت عالی، واحدهای مختلفی در سازمان تشکیل می شوند که بصورت گروه های پروژه ای انجام وظیفه می کنند. این واحدها به صورت غیر متمرکز و با استقلال در تصمیم گیری به کار ادامه می دهند و قدرت تطبیق پذیری بسیاری دارند. سازمان با ساخت آزاد شباهت بسیاری با سازمان های ویژه موقت ( ادهوکراسی) دارد.

توجه: سازمان ویژه و موقت را می توان با خصوصیاتی چون گروه های کاری موقتی و غیر رسمی، اختیارات غیر متمرکز تصمیم گیری های مستقل، انعطاف پذیری در مسئولیت های شغلی، کنترال های عمومی کمتر و کنترل بر نتیجه کار ، و اجتناب از قوانین و ضوابط گسترده و غیر قابل انعطاف توصیف نمود. این نوع سازمان ها کوششی در جهت تخفیف قید و بندهای سخت بوروکراسی ها و توجه به ارزش های انسان در سازمان است .

 

ساختار پنجگانه مینتزبرگ

 

 

 

  1. بدنه اصلی عملیاتی – این بخش متشکل از کارکنانی است که وظایف اصلی مربوط به تولید یا خدمت را در سازمان انجام می دهند.
  2. بخش عالی سازمان – مدیران عالی رتبه، که در قسمت فوقانی هرم سازمانی قرار داشته و مسئولیت خط مشی گذاری موسسه را عهده دارند. این بخش را تشکیل می دهند.
  3. بخش میانی – مدیران و مسئولانی که مدیران بخش عالی را به کارکنان بدنه عملیاتی مرتبط می سازد در این بخش قرار دارند.
  4. بخش ستاد فنی – تحلیل گران و متخصصان که مسئولیت تعیین استانداردهای سازمان را بر عهده دارند تشکیل دهنده این بخش می باشند.
  5. بخش ستاد پشتیبانی – افرادی که وظایف پشتیبانی و خدمات کمکی را در سازمان انجام می دهند در این بخش قرار گرفته اند.

هر یک از این پنج بخش ممکن است در سازمان نقش غالب را ایفا کنند و با توجه به این غلبه نقش نوعی ترکیب و ساختار سازمانی به وجود می آید.

  • اگر سازمان تحت تسلط و کنترل بدنه عملیاتی سازمان باشد، تصمیمات غیر متمرکز شده، بوروکراسی حرفه ای ایجاد می گردد .


 

  • هرگاه بخش عالی سازمان قدرت را به دست گیرد، کنترل متمرکز ایجاد شده، نوعی ساختار ساده متمرکز حاصل می گردد.

  • اگر بخش میانی گرداننده اصلی سازمان شود، واحدهای تقریباً مستقلی تشکیل شده، ساختار بخشی یا شعبه ای ایجاد می شود.

  • زمانیکه متخصصان ستاد فنی و تحلیلگران آن بر سازمان تسلط یابند کنترل ها از طریق استانداردها و ضابطه های دقیق اعمال شده، بوروکراسی ماشینی به وجود می آید.

  • هرگاه ستادهای پشتیبانی نقش غالب و مسلط را پیدا کنند، کنترل از طریق تفاهم بین اعضاء سازمان اعمال شده و سازمان ویژه یا ادهوکراسی حاصل می گردد.