کنترل و نظارت در سازمان - Control in the organization
ساعت ۳:٠٠ ‎ب.ظ روز یکشنبه ۸ اردیبهشت ۱۳٩٢  کلمات کلیدی: تجزیه و تحلیل سیستم ها

تعریف کنترل

کنترل فعالیتی است که ضمن آن عملیات پیش بینی شده با عملیات انجام شده مقایسه می شوند و در صورت وجود اختلاف و انحراف بین آنچه باید باشد و آنچه هست به رفع و اصلاح آنها اقدام می شود. بدین ترتیب کنترل فعالیتی است که بایدها را به هست ها، مطلوب ها را با موجودها، پیش بینی ها را با عملکردها مقایسه کرده و تصویر واضحی از اختلاف یا تشابه بین این دو گروه از عوامل در اختیار مدیر و مسئول مربوط قرار می دهند.

یه به عبارتی دیگر.

کنترل عبارت است از فعالیتی منظم که ضمن آن نتایج مورد انتظار در قالب استانداردهای انجام عملیات معین می شوند، سیستم دریافت اطلاعات طراحی می گردد، عملیات پیش بینی شده و انجام شده با هم مقایسه می گردند، اختلاف و انحراف مشاهده شده ارزیابی و میزان اهمیت آنها مشخص می شوند، و سرانجام اصلاحات لازم برای تحقق هدف ها و ماموریت های سازمان انجام می گیرند.

 

 

کنترل گذشته نگر ( feed back ( و آینده نگر(feed for ward )

کنترل گذشته نگر:

همچنان که ملاحظه می شود نتیجه اجرای عملیات به وسیله مکانیسم بازخورد با پیش بینی ها و هدف مقایسه شده و در صورت وجود انحراف اقدام اصلاحی به عمل می آید و در غیر اینصورت عملیات بعدی انجام می پذیرد. بازخورد با استفاده از نتایج، یا در اصطلاح سیستم با استفاده از ستاده ها کنترل را عملی می سازد و در نتیجه های مختلف موارد استفاده های بی شماری دارد.

 

کنترل آینده نگر یا پیش نگر یا هدایت کننده

کنترلی است که با استفاده از داده ها کنترل را تحقق می بخشد و قبل از آنکه عملی واقع و نتیجه ای حاصل شده باشد طریق اصلاح را ارائه می دهد. و به کمک داده ها کنترل تحقق پیدا می کند. بدین ترتیب کنترل آینده نگر به صورت نظامی که قبل از وقوع اشتباهات به جلوگیری از آنها می پردازد، ابزار مفیدی برای مدیریت به شمار می آید. کنترل پیش نگر قبل از آنکه به گذشته متکی باشد آینده گراست ( future – directed ) به کمک این کنترل، قبل از آنکه عملیات اجرا شده و نتایج حاصل گردد. نقاط قوت و ضعف شناسایی شده و اقدامات اصلاحی امکانپذیر می گردد.

کنترل زمان وقوع – read – time control

ماشین های الکترونیکی و کامپیوتر ها در عصر ما امکان دسترسی به اطلاعات را فراهم آورده اند. به طوری که می توان اطلاعات مربوط به عملیات یک پروژه را در همان لحظاتی که عملیات واقع می شود دریافت داشت. این اصطلاح را اصطلاحاً اطلاعات زمان واقعی یا اطلاعات زمان وقوع نامیده و کنترلی را بر اساس این نوع اطلاعات می باشد. کنترل زمان وقوع نام نهاده اند .

 

 

طراحی سیستم کنترل

طی مراحل زیر:

  1. تعیین نتایج انتظار ( بایدها) در کنترل – کنترل زمانی کامل است که با اطلاع از نتایج کنترل کنیم
  2. تعیین شاخص برای سنجش نتایج مورد انتظار
  3. تعیین استاندارد یا الگوی مطلوب

تعیین استاندارد در کنترل جزء مهمترین مراحل به شمار می آید.

  1. تعیین نحوه و روش جمع آوری اطلاعات یا طراحی شبکه اطلاعاتی در کنترل
  2. ارزیابی اطلاعات و نتیجه گیری

نقاط استراتژیک یا کلیدی در کنترل

  1. قبل از عمل مثل، استخدام یک محقق؛ قبل از استخدام و بررسی در مورد آگاهی و ظرفیت علمی او قبل از شروع کار است .
  2. حین عمل
  3. پس از خاتمه عمل

رابطه هزینه و نتیجه در منترل

رابطه هزینه و نتیجه را می توان در نامساوی زیر خلاصه کرد:

بر اساس این نامساوی هرگاه کنترل بیش از نتیجه آن باشد، کنترل زلئد بوده و باید آن را ماغی نمود.

مشخصات سیستم کنترل موثر

  1. کنترال ها باید متناسب با برنامه و فعالیت ها تنظیم شوند
  2. کنترل ها باید در نقاط حساس و کلیدی انجام شوند
  3. در اعمال کنترل نباید افراط ئ تفریط شود
  4. اطلاعات مورد استفاده در کنترل باید دقیق، صحیح و به روز در آورده باشند.
  5. سیستم کنترل باید به گونه ای طراحی شود که اطلاعات و نتایج کنترل را سریع و به موقع در اختیار مسئولان مربوطه قرار دهد تا انجام اقدانات اصلاحی قبل از فوت وقت امکان پذیر باشد.
  6. کنترل باید جامعیت داشته باشد و تمامی عملیات در برنامه را مورد ارزیابی و بررسی قرار دهد.
  7. کنترل باید عینیت داشته باشد و صرفاً بر اساس ذهنیات و نظرات مشخص نباشد.
  8. کنترل باید اقتصادی باشد
  9. کنترل باید واقع بینانه باشد
  10. سیستم کنترل باید انعطاف لازم را دارا باشد
  11. کنترل باید وسیله اصلاح باشد نه تنبیه و مجازات
  12. سیستم کنترل باید با روحیات کارکنان و فرهنگ و جو سازمان متناسب و هماهنگ باشد
  13. سیستم کنترل باید بر کمیات و کیفیات بطور متناسب تاکید داشته باشد
  14. کنترل نباید فقط بر نقاط ضعف تاکید ورزد
  15. سیستم کنترل باید دقیقاً معین سازد که نتایج کنترل در اختیار چه کسانی قرار گیرد
  16. کسانی که به امر کنترل گمارده می شوند باید واجد صلاحیت اخلاقی بوده و مورد قبول اکثر کسانی باشند که انها را کنترل می نمایند

خود کنترلی، انتخابی دیگر در کنترل

هدف خود کنترلی، ایجاد حالتی است در درون فرد که او را به انجام وظایفش متمایل سازد بدون آنکه عاملی از خارج او را تحت کنترل داشته باشد. انجام این هدف جز از طریق کار فرهنگی بر روی افراد سازمان عملی نخواهد بود.