سلسله مراتب برنامه ها - plan hierarchy
ساعت ٥:٥۸ ‎ب.ظ روز یکشنبه ۸ اردیبهشت ۱۳٩٢  کلمات کلیدی: برنامه و بودجه

برنامه ها خود به دو دسته تقسیم می شوند:

  1. برنامه های استراتژیک: این برنامه ها برای کسب اهداف جامع سازمان طراحی می شوند، و از طریق آن، ماموریت سازمان – که تنها دلیل حیات آن است – به اجرا در می آید.
  2. برنامه های عملیاتی ( اجرایی – تاکتیکی ): برنامه هایی است که جزئیات چگونگی اجرای برنامه های استراتژیک را ارائه می کند؛ به عبارت دیگر، برنامه های اجرایی عبارت است از تصمیم هایی کوتاه مدت که برای بهترین استفاده از منابع موجود با توجه به تحولات محیط اتخاذ می گردد.

برنامه های عملیاتی خود به دو دسته تقسیم می شود:

  • برنامه های یکباری : این گونه برنامه ها برای کسب اهداف خاص طرح ریزی می شود و پس از به اجرا در آمدن از میان می رود
  • برنامه های همیشگی: این برنامه روش ها استانداردی برای اداره وضعیت جاری و وضعیت های قابل پیش بینی است .

انواع برنامه ها

الف) اهداف دوربرد یا ماموریت

همه فعالیت ها و رفتارهای انسانی هدفدارند بنابراین فعالیت گروهی نیز نمی تواند بدون هدف باشد. اهداف دوربرد یا ماموریت های یک سازمان نیازمند ویژگی های خاصی به شرح ذیل است :

  1. شرح ماموریت باید مفهوم و روشن باشد؛ به بیان دیگر، مدیران و کارکنان آن را صرف کلمات ندانند.
  2. ماموریت ها باید تعهد، ایثار و علاقه مدیران و کارکنان را جلب کند
  3. ویژگی تضایفی داشته باشد؛ یعنی نتیجه ترکیبی آنها بیشتر از مجموع اجزاء آن باشد
  4. در تنظیم ماموریت ها باید از خلاقیت و نوآوری استفاده کرد، به ویژه در طرح و تبیین شقوق مختلف بدیل ها
  5. اهداف دوربرد باید منشا ضوابط و اصول کلی ساخت سازمانی مطلوب برای اجرای برنامه ها باشد.

ب) اهداف کوتاه مدت

هر سازمانی به یک بیانیه روشن از هدف های کوتاه مدت خود نیاز دارد تا بتواند آن را زیربنای همه برنامه ریزی های خود قرار دهد و میزان کارایی تصمیم های اتخاذ شده را بر اساس آن اندازه گیری کند. تهیه برنامه بدون رعایت اهداف سازمان موجب پراکنده کاری می شود.

تعریف هدف:

عبارت است از بیان نتایج مورد انتظار در محدوده زمانی خاص و با هزینه ای معین.

عوامل هدف

  1. نتیجه مورد انتظار قابل اندازه گیری
  2. چگونگی انجام کار
  3. محدوده زمانی که کار باید در آن صورت گیرد
  4. حداکثر هزینه بر حسب واحد پول، یا کار و یا هر دو

هدف گذاری goal setthng

منظور از هدفگذاری، تفکیک ماموریت ها یا اهداف دوربرد به اهداف کمی و کیفی کوتاه مدت است که برای یک واحد و سرانجام برای یک فرد شاغل قابل اجرا باشد.

محاسن هدف گذاری :

  1. سادگی و دقت
  2. اجتناب از خرده کاری و پراکنده کاری
  3. تضمین حصول اهداف

 

 استراتژی:

استراتژی عبارت است از برنامه جامع واحد و کاملی که بر مبنای آن نیل به اهداف اساسی سازمان تضمین می شود.

استراتژی، الگویی برای پاسخ سازمان به محیط اطرافش در طول زمان است .

در داخل هر سازمان برنامه ها مطابق سلسله مراتبی موازی با ساختار سازمانی تنظیم می شود. برنامه ها، در هر سطح دو وظیفه انجام می دهند:

  1. ابزاری را برای کسب اهداف تعیین شده در برنامه های سطوح بالاتر فراهم می کنند.
  2. اهدافی را به نوبه خود برای برنامه های سطوح پایین تر ارائه می دهند .

د) تعیین خط مشی

خط مشی راهنما و حدودی است که تصمیم های آتی، باید در محدوده آن اتخاذ و معین شود. سیاست یا خط مشی، یک برنامه عمومی عملی است؛ به بیان دیگر، نحوه اجرای هدف را بیان می کند و حوزه رفتار مسئولان اجرایی سازمان را تعیین می کند و در عین حال وسیله ای موثر برای کنترل عملیات است .

ویژگی های خط مشی:

  1. صراحت و وضوح : خط مشی باید مشخص، ثابت و کاملاً گویا باشد، به طوری که برای تمام افراد در سطوح مختلف قابل درک باشد.
  2. قابلیت اجرایی : خط مشی باید قابلیت اجرایی داشته باشد و بتوان با توجه به ویژگی های تک تک بخش های ذی ربط، آن را از قوه به فعل درآورد.
  3. قابلیت انعطاف: خط مشی باید ضمن حفظ ثبات نسبی فعالیت های سازمان، با تغییرات و شرایط جدید قابل تطبیق باشد.
  4. جامعیت : خط مشی باید به قدری جامع باشد که تمام جوانب کار را در نظر بگیرد، یعنی پاسخگوی تمام شرایط پیش بینی شده باشد.
  5. هماهنگی : خط مشی باید بتواند در کلیه واحدها یا سازمان های تابعه هماهنگی لازم را به وجود آورد
  6. مستدل بودن : خط مشی باید بر اساس واقعیت ها و قضاوت های مستدل تدوین شود.
  7. از قوانین قابل تفکیک باشد.
  8. مدون و مکتوب باشد.

انواع سیاست ها ( خط مشی ها )

  1. سیاست های اساسی
  2. سیاست های کلی
  3. سیاست های واحدی

ه ) رویه ها

رویه ها محدودتر از سیاست ها هستند و جریان عملیات را در مدیریت مشخص می سازند. رویه ها ، یک برنامه زمانبندی شده برای انجام فعالیت های آتی هستند رویه، راهنمای واقعی عمل است تا تفکر.

و ) روش ها

روش هل نحوه اجرای جدول زمانبندی رویه را تعیین می کند.

ز ) قوانین

قوانین از این نظر که عمل بدون ذکر تناوب زمانی را هدایت می کند به رویه و خط مشی مربوط است . در واقع یک رویه را می توان به عنوان یک سلسله قوانین در نظر گرفت.

ح ) برنامه های اجرایی ( تاکتیکی – عملیاتی )

شرح برنامه های اجرایی در بحث سلسله مراتب برنامه ها آمده است.

ط ) بودجه

بودجه یکی از ابزارهای مهم کنترل است و معمولا آن را برنامه عددی گویند، زیرا ماهیتی کمی دارد . پس بودجه نوعی برنامه است که در قالب آمار و ارقام، بیانگر تعهدات شرکت یا سازمان می باشد.